Jak vytvářet a používat kategorie v aplikaci Outlook: Zvyšte svou produktivitu

Zjistěte, jak nejlépe využít kategorie aplikace Outlook ve svůj prospěch

Toto je komplexní průvodce, jak vytvářet a používat kategorie v aplikaci Microsoft Outlook. Vysvětlili jsme všechny podrobnosti, které vám pomohou pochopit výhody používání kategorií, a podrobné pokyny, jak kategorie vytvářet, přejmenovávat a mazat.

Kromě toho se také naučíte přiřazovat kategorie k e-mailům, schůzkám, kontaktům a úkolům. Článek také poskytne tipy, jak třídit a filtrovat zprávy podle výchozí kategorie.

V tomto článku

• Co jsou kategorie aplikace Outlook?
• Proč v Outlooku nemohu používat kategorie?
• Jak vytvořit a používat kategorie Outlooku?
• 1. Vytvořte kategorie aplikace Outlook
• 1.1 Desktopový klient
• 1.2 Webová aplikace
• 2. Přejmenujte kategorie aplikace Outlook
• 2.1 Desktopová aplikace
• 2.2 Webový klient
• 3. Odstraňte kategorie aplikace Outlook
• 3.1 Desktopová aplikace
instagram story viewer
• 3.2 Webový klient
• 4. Použijte kategorie aplikace Outlook
• 4.1 Přiřaďte k e-mailu kategorie aplikace Outlook
• 4.2 Přidejte kategorii do události kalendáře
• Jak třídit a filtrovat zprávy podle kategorie?

Co jsou kategorie aplikace Outlook?

Mnoho lidí je zmateno tím, co je kategorie aplikace Outlook a co je složka aplikace Outlook. Ačkoli vědí, že existuje několik způsobů přizpůsobení aplikace Outlook a samotná aplikace poskytuje různé způsoby, jak třídit zprávy, hledat složky, třídit složky a mnoho dalšího.

Mezi kategoriemi a složkami aplikace Outlook však vždy dochází k určitému zmatku. Složky aplikace Outlook vám umožňují organizovat doručenou poštu a ukládat zprávy.

Když přesouváte zprávy do svých složek, přesouváte je z doručené pošty do těchto složek. Poté k nalezení zpráv stačí zadat složku kategorie a vyhledat ji.

Na druhou stranu kategorie Outlooku představují způsob, jak vizualizovat a změnit barevný kód zpráv ve vaší doručené poště.

Když ke zprávě přiřadíte kategorii, neopustí doručenou poštu, místo toho jí bude přiřazena barva kategorie. Pomocí barevné kategorie můžete snadno najít zprávu, kterou hledáte, ze seznamu kategorií.

Proč v Outlooku nemohu používat kategorie?

Mnoho uživatelů hlásilo, že nemohou používat kategorie v aplikaci Outlook. Jedním z hlavních důvodů, proč není tlačítko Kategorie k dispozici pro účty IMAP, je to, že se nesynchronizují zpět na server.

Kromě toho nebudete moci přiřadit barevnou kategorii k účtům IMAP, protože Outlook 2016 má omezení na funkci barevných kategorií. Chcete-li to vyřešit, musíte změnit účet IMAP na účet POP3.

Jak vytvořit a používat kategorie Outlooku?

1. Vytvořte kategorie aplikace Outlook

1.1 Desktopový klient

1. Spusťte desktopovou aplikaci Outlook.
2. V Tagy kliknout na sekci Kategorizovat.
3. Z rozevíracího seznamu vyberte Všechny kategorie.
4. Udeř Nový tlačítko v Barevné kategorie box.
5. V Přidat novou kategorii zadejte název kategorie do textového pole.
6. Vyberte si vlastní barvu z Barva rozbalovací nabídka.
7. Za použití Klávesová zkratka, přidejte klávesovou zkratku pro vaši kategorii.
8. Klikněte OK uzavřít Přidat novou kategorii pole a znovu klikněte OK pro uložení vašich preferencí.

1.2 Webová aplikace

1. Navštivte úředníka Přihlašovací stránka aplikace Outlook.
2. Klikněte na Nastavení.
3. Vybrat Všeobecné a pak Kategorie.
4. lis + Vytvořit kategorii v horní části seznamu kategorií.
5. Pojmenujte kategorii, vyberte pro ni barvu a klikněte na Uložit.

2. Přejmenujte kategorie aplikace Outlook

2.1 Desktopová aplikace

1. Spusťte desktopovou aplikaci Outlook.
2. V Tagy kliknout na sekci Kategorizovat.
3. Z rozevíracího seznamu vyberte Všechny kategorie.
4. Vyberte kategorii, kterou chcete přejmenovat, a stiskněte Přejmenovat knoflík.
5. Do textového pole zadejte nový název a klikněte OK aplikujte změny.

2.2 Webový klient

1. Navštivte úředníka Přihlašovací stránka aplikace Outlook.
2. Klikněte na Nastavení.
3. Vybrat Všeobecné a pak Kategorie.
4. Klikněte na tužka vedle kategorie pro její úpravu.
5. Do textového pole zadejte preferovaný název kategorie a klikněte OK. Můžete také změnit barvu této kategorie.

Podle výše uvedené metody můžete snadno přejmenovat kategorii Outlooku a přiřadit jí název dle vašeho výběru na ploše i ve webové aplikaci.

3. Odstraňte kategorie aplikace Outlook

3.1 Desktopová aplikace

1. Spusťte desktopovou aplikaci Outlook.
2. V Tagy kliknout na sekci Kategorizovat.
3. Z rozevíracího seznamu vyberte Všechny kategorie.
4. Vyberte kategorii, kterou chcete smazat, a stiskněte Vymazat knoflík.

3.2 Webový klient

1. Navštivte úředníka Přihlašovací stránka aplikace Outlook.
2. Klikněte na Nastavení.
3. Vybrat Všeobecné a pak Kategorie.
4. Klikněte na Odpadky vedle kategorie ji smažete.

Pomocí výše uvedených metod můžete snadno odstranit kategorie v počítači i ve webové klientské aplikaci MS Outlook.

Přečtěte si více o tomto tématu

• Kalendář Outlooku neumožňuje úpravy: 3 způsoby, jak to opravit
• 2 způsoby, jak odvolat a znovu odeslat e-mail v aplikaci Outlook
• Jak přidat svátky do kalendáře aplikace Outlook
• Jak tisknout e-mail z aplikace Outlook Web & Desktop

4. Použijte kategorie aplikace Outlook

4.1 Přiřaďte k e-mailu kategorie aplikace Outlook

1. Přejít na Domov nabídce aplikace Outlook.
2. Klikněte pravým tlačítkem na e-mail, klikněte na Kategorizovat a vyberte kategorii z rozbalovací nabídky.
3. Po přiřazení můžete zobrazit barvu kategorie a také název kategorie v Kategorie sloupec vaší doručené pošty.

Podle výše uvedené metody můžete snadno přiřadit kategorie aplikace Outlook k jedné nebo více zprávám. To vám pomůže zaměřit se na zprávy související s kategorií. Můžete se například soustředit na zprávy související s prací a pracovat s nimi, když jste v kategorii Práce.

4.2 Přidejte kategorii do události kalendáře

1. Spusťte aplikaci Outlook v počítači.
2. Klikněte pravým tlačítkem na událost kalendáře a vyberte Kategorizovat z rozevíracího seznamu a vyberte kategorii. Pokud nevidíte preferovanou kategorii, klikněte na Všechny kategorie.
3. Po výběru kategorie se zobrazí název kategorie a barva použitá na událost kalendáře.

Kategorie můžete použít na své kontakty, schůzky a další události v desktopové aplikaci Outlook nebo ve webové aplikaci.

Jak třídit a filtrovat zprávy podle kategorie?

1. Po přiřazení kategorie svým e-mailům můžete zprávy jednoduše třídit stisknutím tlačítka Kategorie ve vodorovném pruhu, který se zobrazí nad zprávami aplikace Outlook.
2. Pod Kategorie můžete rozbalit nebo zavřít určitou kategorii pomocí malý trojúhelník v záhlaví Kategorie.

Výše uvedené kroky vám pomohou třídit a filtrovat doručenou poštu aplikace Outlook kategoricky. Některé z důležitých výhod funkce kategorie v aplikaci Outlook jsou uvedeny níže.

• Kategorie vám umožňují rychle najít konkrétní zprávu související s konkrétním tématem
• Konkrétní zprávu můžete snadno najít pohledem na barvu kategorie, pokud je kategorie přiřazena
• Svou doručenou poštu Outlooku můžete udržovat uspořádanou přiřazením kategorie ke svým zprávám, událostem kalendáře nebo dokonce kontaktům
• Kategorie jsou pro uživatele výhodnější než složky, protože ke zprávě můžete přiřadit více kategorií
• Po přiřazení je snadné kategorizovat
• Počet kategorií, které můžete mít v aplikaci Outlook, není nijak omezen

To je od nás v tomto průvodci. Můžete se podívat na naši příručku, která podrobně vysvětluje, jak můžete provést a vyhledejte v Outlooku prázdnou kategorii.

Máme také speciální návod, jak na to zkontrolujte, ve které složce je e-mail aplikace Outlook. Můžete se také podívat na naši příručku, která vám pomůže vyřešit problém Outlook nepřesouvá e-maily do složky problém.

Neváhejte a dejte nám vědět v komentářích níže, zda vám výše uvedená příručka pomohla s vaším dotazem, jak vytvořit a používat kategorie Outlooku.