Jak poslat e-mailem kanál v Microsoft Teams ve Windows 11 nebo 10

Microsoft Teams je jednou z takových aplikací, která způsobila revoluci v konceptu online komunikace mezi týmy. I když je tento koncept po pandemii rozšířenější v profesionálním světě, získal si popularitu také v osobní komunikaci. Ukázalo se však, že aplikace Teams je pro podniky užitečnější, zejména během scénáře pandemie Covid-19, kdy byli lidé nuceni pracovat z domova.

Aplikace si získala oblibu oproti svým konkurentům díky některým svým užitečným funkcím, které pomáhají profesionálům zvýšit produktivitu a komunikaci prostřednictvím hladké online spolupráce. I když se může pochlubit řadou důležitých funkcí, které pomáhají týmům připojit se, komunikovat, odesílat a sdílet dokumenty do a Snadno přichází také se skrytou funkcí, jako je možnost poslat e-mail kanálu v Microsoft Teams na vašem Windows 11/10 PC. E-mail lze odeslat na celý kanál přímo do chatu Teams najednou a e-mail může obsahovat soubory, složky a další přílohy. Zaměstnanci se tak mohou snáze spojit s celým oddělením na jednom místě i s týmy a diskutovat o projektech ve skupině.

Tento příspěvek bude obsahovat podrobnosti o tom, jak poslat e-mail kanálu v Microsoft Teams na vašem počítači s Windows 11/10 a jak je to užitečné pro vaši organizaci.

Vše, co potřebujete vědět o Microsoft Teams

Jak bylo uvedeno výše, Microsoft Teams je komunikační platforma, která umožňuje zaměstnancům organizace spolupracovat na jediném místě, online. Od videokonferencí nebo webových seminářů po schůzky, volání, chatování nebo sdílení souborů, podporuje všechny týmové práce hladce a přirozeně. Pomáhá vám nejen spojit se s kolegy v rámci organizace, ale také s klienty mimo ni.

Nejlepší na aplikaci Teams je, že pomáhá organizacím spravovat všechny jejich důležité aspekty na jediné platformě, která umožňuje sdílené prostředí pro všechny. Navíc s rostoucí kulturou práce na dálku pomáhá aplikace Teams zaměstnancům pracovat z jakéhokoli místa po celém světě a z jakéhokoli zařízení. I když mohou pořádat videokonference za účelem spolupráce na projektu, získají také možnost chatovat, upravovat dokumenty a dokonce snadno sdílet soubory.

Aplikace Microsoft Teams proto nejen zjednodušuje online týmové setkání pro podniky a vylepšuje funkce schůzek, ale také také zvyšuje produktivitu a mobilitu podniku pomocí funkce hladké integrace s jinými společnostmi Microsoft nebo třetími stranami aplikací. Kromě toho aplikace nabízí kompletní zabezpečení vašich konverzací a souborů, je stabilní a spolehlivá při telefonování a funguje perfektně i pro pracovníky v první linii.

Přesto přichází s některými extrémně užitečnými funkcemi a jednou z nich je možnost posílat e-maily přímo celému týmu najednou. Podívejme se na některé z jeho speciálních e-mailových funkcí.

Co je exkluzivního na e-mailové funkci Microsoft Teams

Jak již bylo zmíněno dříve, aplikace Teams vám nejen pomáhá sdílet důležité dokumenty a diskuse mezi nimi skupinám nebo jednotlivcům, umožňuje také posílat e-maily se soubory a dalšími přílohami během Teams konverzace. Zatímco online týmová komunikace ušla dlouhou cestu díky dalším pokročilým funkcím, e-mail zůstává stále stejně důležitý jako dříve. Společnost Microsoft se proto postarala o to, aby týmům ponechala možnost zasílání e-mailů, zatímco oni mohou využívat ostatní funkce.

Ve skutečnosti Microsoft právě usnadňuje přesun konverzací z e-mailu do Teams.

Za tímto účelem technický gigant zavedl novou funkci, která umožňuje uživatelům Windows poslat e-mailem celému kanálu Team najednou. Kromě toho také podporuje vyvěšování vlajek, formátování textů a přidávání příloh, které podnik potřebuje ke svému fungování.

Než však budete moci odeslat e-mail na kanál v Teams, musíte tuto funkci povolit v aplikaci. Podívejme se, jak:

Jak zapnout integraci e-mailu v Microsoft Teams

Povolení této funkce vám pomůže odesílat e-maily pomocí e-mailové adresy na konkrétní kanál v aplikaci Teams. Nejlepší ze všeho je, že tuto funkci můžete použít k odeslání e-mailu kterémukoli kanálu konkrétního týmu, který jej vlastní. Zde je návod, jak povolit funkci integrace e-mailu v aplikaci Teams:

*Poznámka - To pro uživatele, kteří mají přístup k Centrum pro správu Microsoft Teams.

Krok 1: Spusťte Centrum pro správu Microsoft Teams.

Krok 2: Přejděte na čtvercové tečky (Jídelní lístek) v levé horní části panelu.

Krok 3: Nyní ze seznamu vyberte Nastavení pro celou organizaci.

Krok 4: Dále přejděte na pravou stranu okna, přejděte dolů a pod Integrace e-mailu sekce, povolte možnost – Povolit uživatelům odesílat e-maily na e-mailovou adresu kanálu.

Až budete hotovi, můžete nyní odesílat e-maily do kanálů v aplikaci Teams.

Jak odesílat e-maily kanálu v Microsoft Teams

Nyní, když víte o této úžasné funkci, která byla dosud skryta, postupujte podle níže uvedených pokynů, abyste mohli posílat e-maily do kanálů v aplikaci Teams:

Krok 1: V Týmy přejděte na konkrétní kanál, kterému chcete poslat e-mail.

Krok 2: Nyní, na levé straně obrazovky, pod Vaše týmy klikněte na tři vodorovné tečky (…) vedle Všeobecné a vyberte Získejte e-mailovou adresu.

Nyní můžete odeslat svůj e-mail na kanál.

*Poznámka - Případně můžete podle níže uvedených pokynů odeslat e-mail na určitý kanál:

Krok 1: Spusťte svůj Týmy aplikaci a identifikujte týmový kanál, se kterým chcete sdílet svůj e-mail.

*Poznámka - Každý kanál má přiřazeno své vlastní e-mailové ID, takže klikněte pravým tlačítkem na požadovaný kanál a zkopírujte e-mailovou adresu, kterou vidíte.

Krok 2: Dále otevřete Microsoft Outlook a nyní můžete buď přejít na předchozí zprávu, kterou jste již napsali a uložit jako koncept, nebo jednoduše napsat novou.

Nyní přejděte na „Na“ a vložte e-mail, který jste zkopírovali Krok 1. Až budete hotovi, stiskněte tlačítko Odeslat stejně jako u normálního e-mailu v jakékoli jiné e-mailové aplikaci.

*Poznámka -  Přílohy v e-mailu se automaticky nahrají a uloží do složky s názvem E-mailové zprávy v Soubory tab. Pokud tam složka ve výchozím nastavení není, Týmy aplikace jej vytvoří k uložení e-mailů a příloh.

Tyto soubory lze otevírat a upravovat přímo v Týmy aplikaci nebo v jakékoli jiné desktopové aplikaci nebo SharePoint, atd. Umožňuje také přidávat metadata k těmto souborům, synchronizovat je a další. Jakmile však tyto soubory začnete upravovat, stanou se novými kopiemi skutečných příloh, a proto se žádné změny provedené v těchto souborech nepřidají do původních příloh v e-mailu. Bude se tedy jednat o samostatné kopie.

Takto můžete poslat e-mail kanálu přímo na svém Týmy místo ručního odesílání e-mailu každému členovi týmu jednotlivě. Tímto způsobem můžete snížit možnost chyb a také zajistit, aby v e-mailu byli zahrnuti všichni z konkrétního týmu kanálu a nikdo nebyl vynechán.

Outlook zde dělá to, že ve výchozím nastavení ukládá e-mailové adresy s těmi, se kterými jste komunikovali. Je to stejné, jako když začnete psát e-mailovou adresu do pole „Komu“ v normálním e-mailu a začne automaticky vyplňovat návrhy. To znamená, že aplikace si automaticky pamatuje všechny e-mailové adresy jako syn, když posíláte e-mail na kanál pro budoucí pohodlí.

Takže v budoucnu, kdykoli budete chtít poslat e-mail na stejný kanál, můžete si vybrat z uloženého e-mailu adresy v poli „Komu“ a automaticky se objeví, a tak Microsoft usnadňuje život vy.

Jak otevřít e-maily v kanálu Microsoft Teams

Poté, co odešlete e-mail na konkrétní kanál týmu v aplikaci Microsoft Teams, mají lidé, kteří e-mail obdrží, několik způsobů, jak e-mail otevřít a zobrazit.

• Mohou otevřít a přečíst e-mail přímo v aplikaci Teams. Příjemci tak nemusejí otevírat samostatnou aplikaci, aby si e-mail mohli prohlédnout nebo jej stáhnout, takže celkový zážitek je velmi snadný a hladký.
• Příjemci kanálu mají možnost stáhnout si skutečný e-mail a dokonce jej otevřít v aplikaci Outlook Mail a přečíst si ho.
• Případně může tým, který obdrží e-mail, také kliknutím otevřít a stáhnout přílohu a poté ji zobrazit.

To vám nejen pomůže snadno odesílat e-maily na konkrétní kanál v aplikaci Teams, ale také to usnadní příjemcům v kanálu.

Jak omezit příspěvky na kanálu pomocí e-mailu

Pokud jste správce týmu, můžete ovládat, kdo může přispívat do týmu Microsoft pomocí této e-mailové adresy (e-mailové adresy kanálu). Zde je návod, jak omezit příspěvky na kanálu pomocí e-mailu:

Krok 1: Otevři Microsoft Teams aplikaci a poté přejděte na kanál, který chcete ovládat.

Krok 2: Dále na levé straně podokna klikněte na tři vodorovné tečky (…) a poté klikněte na Pokročilé nastavení.

Krok 3: Nyní pod Získejte e-mailovou adresu sekce, vyberte možnost – Na tuto adresu může posílat e-maily kdokoli.

To vám pomůže určit, kdo může přidávat příspěvky do kanálu pomocí této e-mailové adresy.

Odpověď na e-mail kanálu

Jakmile e-mail obdrží kanál v aplikaci Teams, mohou nyní členové týmu konverzovat o tomtéž, připojit libovolné soubory související s e-mailovou záležitostí, označte spolupracovníky nebo jiné kanály, abyste je zahrnuli do diskuze, sdílejte dokumenty, memy, GIFy a mnoho dalšího více.

Pokud však na příspěvek odpovíte, zůstane v Teams a nebude odeslán jako odpověď na původní e-mail. Pokud se tedy pokusíte odpovědět na původní e-mail, Teams zobrazí připomenutí: „tato konverzace není žádným způsobem spojena s e-mailovým vláknem spojeným s tímto e-mailem.”