6 nejlepších softwaru pro správu dokumentů pro PC [Průvodce 2021]

eFileCabinet

eFileCabinet je dnes pravděpodobně přední software pro správu dokumentů. Je vytvořen tak, aby usnadňoval ukládání, načítání a sdílení kancelářských souborů. Funkce softwaru však jde nad rámec správy dokumentů, protože je také vybavena nástroji pro účetnictví a správu lidských zdrojů.

eFileCabinet hostí dvě varianty podpory: verzi pro stolní počítače (kompatibilní s Windows 10) a verzi pro mobilní telefony, speciálně navrženou pro mobilní zařízení.

Tento software pro správu dokumentů je hostitelem funkce známé jako „cloud-view“, která umožňuje uživatelům zálohovat své soubory v cloudu přímo prostřednictvím softwarové platformy. Díky tomu mohou uživatelé snadno prohlížet a extrahovat soubory prostřednictvím libovolného zařízení, pokud je takové zařízení připojeno k internetu.

EFileCabinet také splňuje všechny nezbytné průmyslové předpisy, včetně požadavků SEC, HIPAA, FINRA a dalších standardních požadavků.

Tento software navíc dokonale funguje s SecureDrawer, jedinečnou funkcí sdílení, která slouží jako platforma pro sdílení souborů mezi vámi a vašimi klienty. Je schopen bezproblémové integrace s řadou softwaru třetích stran, jako je MS Outlook, zabezpečený eSignature, skenery, tiskárny a další.

Lastl,. Software pro správu dokumentů eFileCabinet nabízí online i místní služby. Tento software nabízí novým uživatelům dva týdny bezplatné zkušební verze, po které se mohou přihlásit k odběru placeného tarifu za počáteční cenu 15 USD.

Stažení eFileCabinet

OpenKM

OpenKM je bezpochyby jedním z nejpopulárnějších software pro správu dokumentů na trhu. Jedná se o vysoce univerzální podnikový software pro správu, který je vytvořen k provádění kancelářských úkolů, od správy dokumentů přes automatizaci pracovních postupů až po administrativní funkce.

Tento nástroj je speciálně navržen pro počítače se systémem Windows. Lze k němu však přistupovat také prostřednictvím řady dalších desktopových operačních systémů, jako je Linux.

Software pro správu dokumentů v zásadě hostí dynamickou sadu modulů, které spouští veškeré operace správy softwaru. Mezi tyto moduly patří: elektronická fakturace, eSignature, kryptografie (pro šifrování a dešifrování souborů), čárový kód, Archivátor pošty a další.

Flexibilní design softwaru také umožňuje bezproblémovou integraci s příslušnými kancelářskými nástroji, jako je AutoCAD, WordPress, Disk Google, Microsoft Office a další. Je také vybaven zásuvným ověřovacím systémem, který lze připojit k externím databázím nebo serverům, jako jsou SQL, Oracle, MySQL a několik dalších.

Ve světle výše uvedeného se uživatelům nabízí příležitost zefektivnit celý jejich pracovní tok za účelem zvýšení efektivity. Proto je tento software pro správu dokumentů mnohými považován za software pro správu projektů než za běžného správce dokumentů.

OpenKM nabízí novým uživatelům dva základní plány: Komunita OpenKM a OpenKM Professional. První z nich je k dispozici zdarma (s omezenými funkcemi), zatímco druhý s výkonnějšími funkcemi je placený plán a je nabízen cenovou nabídkou (vlastní cena).

Chcete-li získat další informace o systému softwaru a požadavcích na stahování, přihlaste se na web ke stažení OpenKM.

Stažení OpenKM

Templafy

Templafy je pravděpodobně jedním z nejlepších software pro správu dokumentů na současném trhu. Jedná se o všestranný nástroj, který je navržen tak, aby efektivně ukládal, načítal a sdílel kancelářské dokumenty. Jedná se o cloudovou platformu, která podporuje všechny formy počítačových systémů a mobilních zařízení.

Pro větší pohodlí jsou k dispozici také verze určené pro stolní počítače (včetně Windows) a smartphony (mobilní aplikace).

• PŘEČTĚTE SI TAKÉ: 6 úžasného softwaru pro vytváření upravitelných formulářů PDF

Templafy v zásadě usnadňuje ukládání souborů a týmovou spolupráci tím, že eliminuje konvenční, nesouvislý proces práce napříč různými platformami.

Software pro správu dokumentů zjednodušuje všechny základní nástroje na pracovišti, zejména nástroje pro generování dokumentů, jako je MS Office, na jednu platformu, čímž vám poskytuje jednotný pracovní postup.

Kromě toho Templafy hostí poměrně splavné rozhraní, díky čemuž je ideální pro práci s nízkými technologiemi prostředí, protože každý člen týmu je schopen poskytnout zpětnou vazbu, sdílet soubory a vytvářet dokumenty nepředstavitelná lehkost.

Všechny jsou směrovány prostřednictvím jediného zdroje a je sledován správcem (zaměstnavatelem), aby bylo zajištěno splnění každého požadavku a standardu kvality.

A konečně, stejně jako většina odolných nástrojů, není Templafy levný. Ve skutečnosti se jedná o jeden z nejdražších programů pro správu dokumentů na trhu. Je k dispozici s pevnou sazbou předplatného 355 $ za měsíc. Před úplným předplatným však existuje bezplatné zkušební období. Další informace najdete na jejich oficiálních webových stránkách.

Stažení Templafy

SutiDMS

SutiDMS, produkt společnosti SutiSoft, je jedním z nejkomplexnějších programů pro správu dokumentů na trhu. Je vybaven řadou nástrojů pro správu a organizaci dokumentů, sdílení souborů, vedení záznamů a zlepšení týmové spolupráce.

Jedná se o online webový software podporovaný plošně na stolních i mobilních zařízeních.

Kromě toho SutiDMS obsahuje sadu multifunkčních nástrojů, které zahrnují upravitelný řídicí panel, knihovnu dokumentů, snímání dokumentů OCR, více integrací (s MS Outlook, Gmail a Yahoo Mail), slučování souborů, archivace a uchovávání dokumentů, eSignature a fóra mezi ostatní.

Tento software v zásadě slouží jako maximální úložiště, kde si můžete ponechat všechny své dokumenty, a jeho webová funkce zajišťuje, že k dokumentům budete mít přístup a můžete je kdykoli načíst.

Nicméně tento software pro správu dokumentů nabízí podnikové ceny, které jsou k dispozici v nabídce.

Existují dva nižší plány: Prémiový tarif a Profesionální plán. Plán Professional je určen pro maximálně 10 uživatelů a je k dispozici ve výši 18 USD na uživatele (za měsíc). Plán Premium je naproti tomu určen pro středně velkou organizaci s méně než 500 zaměstnanci a je k dispozici ve výši 20 USD na uživatele (za měsíc).

Stažení SutiDMS

FileHold

FileHold je plně integrované řešení pro správu dokumentů, které zahrnuje různé sady funkcí, které uživatelům poskytují centralizované úložiště a zjednodušený pracovní proces. Tento software je jedním z mála programů pro správu dokumentů, které jsou speciálně určeny pro Windows 10 PC a další verze Windows (7/8 / 8.1). Přesto k němu lze přistupovat také prostřednictvím webových prohlížečů v počítačích se systémy Linux a Mac.

Funkce softwaru jsou rozděleny do kategorií „standardní“, „volitelné“, „vlastní“ a „skenování a zpracování dokumentů“. Mezi tyto funkce patří snímání metadat (označování dokumentů), kalendář, elektronické formuláře, eSignature, OCR (na straně serveru), automatické vyplňování, snímání SmartSoft a další.

FileHold také hostuje schopnost integrace se sadou softwaru třetích stran, jako je MS Office, MS Active Directory, MS SharePoint a další. To vše usnadňuje ukládání, načítání a sdílení souborů i koordinaci pracovního postupu.

A konečně FileHold nabízí dva základní cenové plány; FileHold Express a FileHold Enterprise. Plán Express je určen pro malé podniky s méně než 20 zaměstnanci, zatímco plán Enterprise je ideální pro větší organizace nebo týmy s více než 20 členy.

Sazby za předplatné obou plánů jsou však k dispozici pouze na základě nabídky. Můžete zaslat e-mail prodejnímu týmu FileHold a získat nabídku pro vaši firmu.

Stažení FileHold

Soubory M.

Soubory M. je jedním z nejlepších softwaru pro správu dokumentů, který je dnes k dispozici. Je nejvýznamnější pro svou funkci „duplikační analýzy“, která je navržena tak, aby chránila uživatele před duplikací dokumentů. Jedná se o cloudový DMS; proto je podporován jak na stolních počítačích, tak na mobilních platformách.

K dispozici jsou také určené verze pro stolní počítače (pro Windows 10 / 8.1 / 8/7) a také mobilní aplikace pro vybraná mobilní zařízení.

Kromě toho tento software pro správu dokumentů pro Windows 10 hostí organizované úložiště, kde jsou dokumenty vhodně organizovány a ukládány. Analyzuje vyhledávání dokumentů podle korelační názvy souborů s dalšími souvisejícími ukazateli, jako jsou data a projekty. Jako takový je software schopen snadno eliminovat duplikáty.

Jeho jednotná platforma také usnadňuje efektivitu pracoviště zlepšováním přiřazování úkolů (od zaměstnavatele k zaměstnancům) a provádění a doručování úkolů (od zaměstnanců k zaměstnavateli). Konečným výsledkem je lepší produktivita.

Kromě toho je M-Files flexibilní DMS, který lze snadno integrovat s nástroji, jako je MS Office, a řadou nástrojů CRM, jako je Salesforce. Díky tomu je ideální pro prakticky všechny typy podniků. V nabídce jsou také tři základní možnosti nasazení, včetně místní, cloudové a hybridní (kombinované).

M-Files nabízí novým uživatelům měsíční bezplatné zkušební období, po kterém mohou snadno upgradovat na podnikový plán, který je nabízen cenovou nabídkou.

Stažení Soubory M.

Závěr

V současné době klesá používání papírových dokumentů po celém světě s mnoha organizacemi, školami a vládní instituce upřednostňují pohodlí bezpapírového skladování před těžkopádností papírových pořadačů a složky.

Proto stále existuje poptávka po standardním a odolném softwaru pro správu dokumentů. S ohledem na tuto poptávku jsme sestavili jedny z nejlepších softwarů pro správu dokumentů na trhu, abychom vám usnadnili rozhodování o tom, které DMS pro vaše podnikání použít.