От Нимиша V S
Сравни и комбинирай са две много полезни функции на Майкрософт Уърд но рядко се използва от повечето от нас поради непознаването ни за тези функции. Тези функции ни позволяват да сравним два документа и да открием разликата между тях. Така че първо нека да видим някои ситуации в ежедневните ни творби, където намираме тяхното използване.
В някои случаи може да имаме различни версии на един и същ документ. Може да се наложи да сравним тези различни версии, за да видим промените между тях. Или може да се наложи да ги комбинираме, за да генерираме окончателно копие на документа. Използвайки функцията за сравнение, можем да изследваме промените, направени на всеки ред, включително промяна в празното пространство. Също така друго приложение на тези функции е в нашата подготовка за автобиография. Обикновено може да имаме повече от едно копие на продължи приготвени за различни цели или модифицирани с течение на времето. Понякога, ако искате да сравните или комбинирате произволни две копия, за да създадете актуализирано резюме, функцията за сравнение и комбиниране може да бъде от голяма полза.
На пръв поглед може да изглежда, че тези две характеристики са еднакви. Но те имат различни функционалности. Комбинираната функция всъщност ни позволява да открием кой е направил какви промени в документ в допълнение само към маркирането на промените. Но функцията за сравнение просто сравнява разликите в съдържанието между два документа.
Сега нека видим как можем да използваме тези функции.
Сравняване на документи в Word
1. Отворете Word и можете да намерите Сравнете опция под раздела за преглед. Кликнете върху Сравнете.
2. Сега изберете от менюто Сравнете възможност за сравнение на всеки два документа.
3. Сега ще се появи диалоговият прозорец за сравнение на документи. Трябва да изберем двата документа, които трябва да бъдат сравнени. Изберете оригинален документ и преработен документ. Под настройките за сравнение имаме различни опции, които могат да бъдат проверени според нашите предпочитания. Промените могат да се сравняват на ниво дума или ниво на знака. По-добре е да изберете опцията за показване на промените в нов документ, за да избегнете бъркотия с оригиналните документи.
4. При щракване върху OK ще получим нов документ, който ще има маркирани разлики. В страничната лента можем да видим броя вмъквания, изтривания, премествания и промени във форматирането. Всяка промяна ще бъде маркирана и обяснена добре. В новия документ зачеркнатият текст се изтрива, червеният подчертан текст се добавя и зеленият текст се премества.
5. По подразбиране ще имаме оригиналното копие на документа, избрано и показано в десния панел. Можем да превъртим оригиналния документ надолу в десния панел и новият документ с маркираните промени ще премине съответно. Но имаме друга възможност да скрием оригиналния документ. Можем да изберем тази опция от раздела за преглед. Отидете на Сравнение опция в раздела за преглед -> Показване на изходни документи-> изберете опция Скриване на изходния документ
6. Сега в раздела Проследяване изберете опцията Балони и кликнете върху Показване на ревизии в балони.
Сега в десния панел можем да видим редакциите в документа, отбелязани подробно във формуляра за балонно известие. Това дава по-лесен преглед на промените в документите.
7. Ако искате да имате окончателно копие на документа от оригинала и преработените копия, можете да го направите лесно, като редактирате новия документ с всички маркирани промени. При всяка промяна просто щракнете с десния бутон върху линията и изберете дали да приемете или отхвърлите промяната. По този начин можем да добавим промените, които искаме, и да отхвърлим промените, които не са необходими за създаване на окончателно копие на документа.
Комбиниране на документи в Word
Комбинираната функция работи подобно на сравнението. Вече видяхме разликата във функциите им. Комбинирането може да се използва за обединяване на две версии на документ, за да се създаде окончателно копие на документа. Когато използваме комбиниране за генериране на нов документ, тогава всички промени в ревизирания документ стават проследени промени, идентифицирани от авторите, които са направили промените.
Сега нека видим как да използваме функцията за комбиниране:
1. В раздела за преглед изберете Сравнение и кликнете върху Комбиниране.
2. В диалоговия прозорец Комбиниране изберете оригинала и преработеното копие на документите, които ще се комбинират. Настройте настройките според вашите предпочитания и щракнете върху OK.
След това ще получите същото оформление като преди в опцията за сравнение. Можете да видите промените, да кликнете с десния бутон върху тях и да изберете дали да приемете или отхвърлите промяната. Така ревизираният нов документ може да бъде генериран.
Надявам се, че имате ясна представа за функциите за сравняване и комбиниране. Използвайте тези полезни функции, за да улесните работата си и да спестите време.
