Как автоматично да приемате или отказвате срещи в Outlook?

Поемете пълен контрол върху срещите си в Outlook

Ако често ви се налага да приемате или отказвате покани за среща, но не обичате да го правите ръчно, можете да ги настроите да се приемат или отхвърлят автоматично.

Това ще ви помогне да настроите график за срещи без сблъсъци и да минимизирате разсейването, така че да можете да се съсредоточите върху това, което е важно.

В това ръководство ще разгледаме подробни стъпки за автоматично приемане или отхвърляне на входящи заявки за среща в Outlook, така че навременният отговор да бъде изпратен на организатора на срещата.

Как да приема автоматично среща, без да изпращам отговор в Outlook?

1. Натисни Windows ключ, вид перспектива и щракнете Отворете.
2. В главния прозорец на Outlook отидете на Файл раздел.
instagram story viewer
3. Изберете Настроики да отвориш Опции на Outlook.
4. Отидете на Календар от левия прозорец, намерете Автоматично приемане или отказ, след това щракнете върху Автоматично приемане/отхвърляне бутон.
5. На Автоматично приемане или отказ прозорец, за да приемете среща, поставете отметка до Автоматично приемане на заявки за срещи и премахване на отменени срещи и щракнете ДОБРЕ.
6. След това на Опции на Outlook прозорец, Календар панел, намерете Опции за календара и изберете Приеми за Използвайте този отговор, когато предлагате нов час за среща опция.
7. Кликнете Добре и рестартирайте Outlook, за да запазите промените.

Ако използвате Outlook 2010 или по-стара версия, потърсете График на ресурсите опция вместо Автоматично приемане или отказ. Щракнете върху График на ресурсите бутон, за да получите Прозорец за автоматично приемане или откази променете настройките за искане за среща в Outlook.

Как автоматично да приема срещи с отговор в Outlook?

1. Като зададете правило

1. Стартирайте Outlook и отидете на У дома раздел.
2. Кликнете правила, след което изберете Управление на правила и сигнали от падащия списък.
3. Кликнете Ново правило.
4. На Съветник за правила диалогов прозорец, изберете Прилагане на правило към съобщенията, които получавам и щракнете Следващия.
5. На следващата страница изберете което е покана за среща или актуализация и щракнете Следващия.
6. От Етап 1 кутия, изберете отговорете с конкретен шаблон, след което отидете на Стъпка 2 и щракнете върху конкретен шаблон хипервръзка.
7. На Изберете шаблон за отговор прозорец, за Погледни вътре, избирам Стандартен шаблон или Потребителски шаблони във файловата система; ще видите шаблона за отговор на срещата в полето по-долу. Ако има няколко опции, изберете една и щракнете Отворете.
8. Кликнете Следващия, след което щракнете Следващия.
9. Сега наименувайте правилото, ако искате, и щракнете завършек.

Можете също да изберете Създайте това правило за всички акаунти за автоматично приемане на поканата за среща на всички ваши имейл адреси в Outlook.

2. Чрез стартиране на VBA скрипт

Първо, трябва да запишете скрипта във VBA; за това изпълнете следните стъпки:

1. В прозореца на Outlook натиснете Alt + F11 за да отворите Приложение Visual Basic (VBA) за Outlook.
2. Отидете на Поставете, след което изберете Модул.
3. Когато се отвори новият модул, копирайте и поставете следния скрипт, за да приемете автоматично поканите за среща в Outlook и натиснете Ctrl + С за да го запазите:

Sub AutoAcceptMeetingRequests() Dim objNamespace As Outlook.NameSpace Dim objFolder As Outlook.MAPIFolder Dim objItem As Object Dim objMeetingRequest As Outlook.MeetingItem ' Set up Outlook objects Set objNamespace = Application.GetNamespace("MAPI") Set objFolder = objNamespace.GetDefaultFolder(olFolderInbox) ' Loop through inbox items For Each objItem In objFolder.Items If objItem.Class = olMeetingRequest Then Set objMeetingRequest = objItem objMeetingRequest.GetAssociatedAppointment(True).Respond olMeetingAccepted, True ' olMeetingAccepted for acceptance, True to send no response End If Next objItem ' Clean up objects Set objMeetingRequest = Nothing Set objItem = Nothing Set objFolder = Nothing Set objNamespace = Nothing. End Sub. 

След като имате скрипта във VBA, трябва да го стартирате; следвайте тези стъпки, за да направите това:

1. Отидете в прозореца на Outlook и отидете на Разработчици раздел.
2. Изберете Макроси, и от падащия списък изберете макросите, които сте създали, за да го стартирате.

Преди да използвате VBA скриптове в Outlook, създайте резервно копие на вашите данни и настройки за конфигурация и винаги тествайте скрипта в малък мащаб, преди да го стартирате за цялата пощенска кутия.

Автоматичното отговаряне на покани за срещи в Outlook ви спестява време. Това е безпроблемен начин да информирате организатора на срещата за вашето присъствие. Обаче винаги проверете искането за среща, за да знаете вашите колеги присъстващи за да сте сигурни, че сте в съответствие с участниците в дневния ред на срещата.

Прочетете повече по тази тема

• Как да докладвате фишинг имейли в Outlook
• Как бързо да промените браузъра по подразбиране в Outlook
• Как да мигрирате вашите имейли от Hotmail към Outlook
• 4 начина за споделяне на група контакти или списък за разпространение в Outlook
• Как да отворите множество Windows на Outlook в Windows 11

Как автоматично да отказвам срещи в Outlook?

1. Използвайте опциите на Outlook, за да откажете всички покани за срещи

1. Стартирайте Outlook и отидете на Файл раздел.
2. Изберете Настроики да отвориш Опции на Outlook.
3. Отидете на Календар, намерете Автоматично приемане или отказ и щракнете върху Автоматично приемане/отхвърляне бутон.
4. Изберете Автоматично отказвайте заявки за среща, които са в конфликт със съществуваща среща или среща, за да откажете среща.
5. След това изберете Откажи за Използвайте този отговор, когато предлагате нов час за среща опция под Опции за календар и щракнете върху OK.
6. Стартирайте отново Outlook, за да запазите промените.

2. Задайте правило за отказ на покани за среща от конкретен имейл адрес

Първо, трябва да създадете отговор и да запазите шаблона, за да отхвърлите срещата; за това изпълнете следните стъпки:

1. В главния прозорец на Outlook отидете на Календар и изберете Нова среща.
2. В Среща прозорец, въведете текста в основния текст, който искате да изпратите, за да откажете покана за среща, и отидете на Файл раздел.
3. Сега щракнете Запази като.
4. На Запази като прозорец, за Запиши като тип, изберете Шаблон на Outlook (.oft), а за име на файл въведете име и щракнете Запазване.

Сега, когато имате персонализиран шаблон, нека създадем правило за отказ на срещата.

1. Стартирайте Outlook и отидете на У дома раздел.
2. Кликнете правила, след което изберете Управление на правила и сигнали от падащия списък.
3. На Правила и сигнали прозорец, изберете Ново правило.
4. На Съветник за правила диалогов прозорец, изберете Прилагане на правило към съобщенията, които получавам и щракнете Следващия.
5. От Етап 1 кутия, изберете от хора или публична група опция, след което преминете към Стъпка 2и щракнете хората или обществената група хипервръзка.
6. Той ще отвори Адрес на правилото прозорец; изберете потребителското име, чиято покана за среща искате да отхвърлите, щракнете от, и тогава Добре.
7. Сега изберете което е покана за среща или актуализация и щракнете Следващия.
8. На следващата страница изберете отговорете с конкретен шаблон опция от Етап 1 кутия и в Стъпка 2, щракнете върху конкретен шаблон хипервръзка.
9. На Изберете шаблон за отговор прозорец, за Погледни вътре, избирам Потребителски шаблони във файловата система; ще видите шаблона за отговор на срещата в полето по-долу. Изберете създадения от вас и щракнете Отворете.
10. Кликнете Следващия, след което щракнете Следващия.
11. Сега назовете правилото и щракнете завършек.

Изберете Създайте това правило за всички акаунти ако искате да отговаряте автоматично на заявки за среща на другия имейл сметки.

3. Използвайте VBA скрипт, за да отхвърлите множество покани за среща

Първо, трябва да добавите и запазите скрипта във VBA, ето как можете да направите това:

1. Стартирайте Outlook и в главния прозорец натиснете Alt + F11 за да отворите VBA.
2. Отидете на Поставетеи щракнете Модул.
3. Копирайте и поставете следния скрипт, за да изтриете заявката за среща в модула и натиснете Ctrl + С за да го запазите:

Function GetCurrentItem() As Object Dim objApp As Outlook.Application Set objApp = Application On Error Resume Next Select Case TypeName(objApp.ActiveWindow) Case "Explorer" Set GetCurrentItem = objApp.ActiveExplorer.Selection.Item(1) Case "Inspector" Set GetCurrentItem = objApp.ActiveInspector.CurrentItem End Select Set objApp = Nothing. End Function Sub Decline_Meeting() Dim oAppt As AppointmentItem Dim cAppt As AppointmentItem Dim num_declines As Integer Dim oResponse Set cAppt = GetCurrentItem.GetAssociatedAppointment(True) Set oAppt = Application.CreateItem(olAppointmentItem) num_declines = InputBox(Prompt:="How many declines?", Title:="Decline It") If num_declines < 0 Then MsgBox "Nope." ElseIf num_declines > 40 Then MsgBox "Too far. Be nice." Else While num_declines > 0 Set cAppt = GetCurrentItem.GetAssociatedAppointment(True) Set oResponse = cAppt.Respond(olMeetingDeclined, True) oResponse.Send num_declines = num_declines - 1 Wend End If Set cAppt = Nothing Set oAppt = Nothing. End Sub. 

Сега, след като сте запазили скрипта, затворете прозореца на VBA. За да стартирате скрипта, изпълнете следните стъпки:

1. В прозореца на Outlook изберете поканите за среща, които искате да откажете, след което натиснете Alt + F8.
2. Ще получите Макроси прозорец, изберете Отказ_Искания модул и щракнете Бягай.
3. В следващия прозорец въведете броя на отказите и щракнете Добре. Тук въведете броя заявки за среща, които сте избрали.

Ако не сте на разположение в същия часови интервал, скриптът автоматично ще откаже срещата, но няма да изтрие имейл съобщението от Outlook, така че можете препратете поканата за среща на някой, който да присъства от ваше име.

Също така, за да избегнете имейли напред-назад относно логистиката на срещата, можете използвайте Bcc, за да добавите човека към срещата.

Автоматизирането на отговора за покана за среща може да увеличи ефективността на планирането ви, като ви уведоми кои времеви интервали са свободни, рационализирайки работния ви процес.

Кажете ни как автоматичният отговор на искането за среща ви е помогнал в секцията за коментари по-долу.