Не оставяйте място за двусмислие
- Предварителните срещи са тези, към които не можете да сте сигурни, че ще се присъедините.
- Можете да отговаряте на искания за срещи като Експериментален веднага или го задайте по-късно.
- За да отговорите на заявка или да управлявате предварителни срещи, преминете през стъпките по-долу.
Outlook е популярна услуга за електронна поща, която позволява на потребителите да организират срещи и да изпращат заявки. Когато човек направи това, понякога открива, че конкретният слот за среща се показва като Експериментален в Outlook, което ги кара да се чудят дали потребителят е наличен.
Според дефиницията на речника, пробно е всичко, което не е фиксирано или сигурно. Несигурността е ключовият аспект. И така, какво означава предварителен в Outlook? Продължете да четете, за да разберете!
Какво означава пробно в Outlook?
Предварително позволява на потребителите да информират администратора на срещата, че може или не могат да се присъединят към срещата, въпреки че възнамеряват да бъдат част от нея.
Това дава достатъчно място за оттегляне, когато имате други ангажименти, планирани за този период. И когато заявките за среща в Outlook се показват като предварителни, администраторите ще знаят предварително, че вашето участие не е сигурно.
Не забравяйте, че предварителният не е надежден и е една от основните причини за двойно резервиране на даден часови интервал, тъй като администраторите не могат да видят предварителния статус в Събитие. Вижда се под Помощник по планиране.
Нека го разберем с пример. Да кажем, че потребител е задал определен слот като Експерименталени когато друг потребител насрочи и изпрати покана за среща, тя ще се покаже като На разположение.
За да се премахне неяснотата, първият потребител трябва специално да има Зает в техния календар. Освен това потребителите могат да отговарят на искания за срещи като Експериментален.
Освен това Експериментален, имате следните опции под Покажи като:
- Безплатно
- Работа на друго място
- Зает
- Извън офиса
Как да настроя заявките за срещи в Outlook да се показват като предварителни?
- Когато получите известие за среща или покана по имейл, ще има няколко налични отговора за среща. Просто щракнете върху Експериментален. Като алтернатива можете да отворите срещата и да изберете отговора.
- След като направите това, потребителят, който е настроил срещата, ще получи известие и неговият календар ще отразява същото.
Лесно е да отговаряте на искания за среща като предварителни в Outlook. Но се уверете, че не прекалявате с функцията, тъй като това е объркващо за потребителя, който препрати поканата за среща за да разберете дали ще присъствате или не, като по този начин отричате цялата цел.
Да направите плановете си ясни веднага е най-добрият начин да продължите!
Освен това Outlook използва цветно кодиране, за да подчертае как присъстващите са отбелязали присъствието си. Ще ги намерите в долната част на Планиране раздел.
Когато отговаряте на искания за среща в Outlook, имате следните опции:
- Приеми: Това показва, че сте на разположение и срещата се добавя към вашия календар.
- Експериментален: Показва, че можете да се присъедините към срещата и тя все още е добавена към календара.
- Откажи: Това показва невъзможността ви да се присъедините към срещата и тя не е добавена към календара.
- Предложете нов час: Ако е позволено от организатора на срещата, можете да предложите нов час за срещата, когато ще бъдете на разположение. Нова заявка за среща трябва да бъде изпратена до организатора.
Всяка от тях има подопции, но те са до голяма степен ясни, като се има предвид, че разбирате различните термини, използвани в срещите на Outlook.
- Какво представлява Outlook BAK файл? Как да отворите/възстановите BAK файл
- Как да импортирате vCards в Outlook по 2 бързи начина
Как да управлявате предварителни срещи в Outlook?
- Стартирайте Outlook и отворете срещата.
- Отидете на Покажи като падащо меню и изберете опция, различна от Експериментален.
Можете да промените предварителните срещи и срещи и да ги приемете или откажете на по-късен етап, след като нещата се изяснят. Като правило избирайте внимателно отговора си на срещи и прегледайте подробностите за срещата.
Не забравяйте, че срещите и срещите винаги се показват като Зает по подразбиране в Outlook и трябва ръчно да промените състоянието.
За да обобщим, въпреки че пробната среща в Outlook е страхотна функция, все още има място за подобрение, особено за потребители, които често са резервирани двойно. Използвайте секцията за обратна връзка в Outlook, за да споделите вашите предложения!
Нашата препоръка, бъдете директни с отговорите си на исканията за срещи и не оставяйте неяснота.
Ако сте изправени пред проблеми със срещите в Outlook или изглежда не мога да намеря правилния слот, изпращайте покани за срещи с няколко пъти за да се включат всички.
За всякакви запитвания или за споделяне на проблеми, с които сте се сблъсквали с предварителни срещи в Outlook, пуснете коментар по-долу.
