Намерете имейлите си по-бързо с папките за търсене в Outlook
- Ако търсите гъвкав начин за съхраняване и организиране на съобщения в имейла си, можете да създавате и използвате папки за търсене в Outlook.
- Търсенето в Outlook е мощен инструмент и е лесно да се изгубите в дълбочината на неговата функционалност, от стандартни до персонализирани търсения.
- Тази статия ще сподели как да прецизирате търсенето си в Outlook с помощта на папки за търсене.
Знаете как CTRL + Е combo прави перфектната функция за търсене в документи? Сега си представете същото в Outlook. Търсенето в папки е доста полезно в Outlook, но не много хора разпознават съществуването му или как да го настроят.
Знаем колко е важно и как може да подобри производителността на имейлите ви, така че ето как да го направите.
Защо не мога да търся в папките си в Outlook?
Ако сте получили важен имейл и след това сте преместили нещата в имейла си, може да е трудно да разберете в коя папка се намира той.
Ще трябва да извършите търсене в папките си, за да го намерите. Но какво се случва, когато функцията ви за търсене не работи във вашите папки на Outlook?
Каква може да е причината? По-долу разглеждаме някои възможни причини:
- Неправилно/забранено индексиране – Индексирането присвоява определен ред на вашите папки в Outlook, за да позволи на заявката за търсене бързо да върне резултати. Ако не е активирано, резултатите от търсенето не могат да бъдат генерирани.
- Остаряло приложение Outlook – Ако Търсенето в Outlook не работи, може да използвате остаряла версия на програмата.
- Повреден индекс за търсене – Индексът за търсене съдържа база данни с вашите папки в Outlook и става по-обемист с повече имейли. С течение на времето може да се повреди и да спре да работи напълно.
- Грешна конфигурация – Ако не сте конфигурирали пощата си в Outlook да търси папки или да сте настроили каквито и да било филтри за търсене, няма начин резултатите от търсенето ви да са убедителни.
- Повредено приложение – Възможно е също вашето приложение Outlook да се повреди. Това може да се дължи на повредени записи в системния регистър или злонамерен софтуер.
След като вече сте наясно защо търсенето във вашите пощенски папки понякога може да се провали, ето как да организирате имейлите си в папки с тези бързи стъпки.
Как мога да търся папка по име в Outlook?
1. Стандартна папка за търсене
- Стартирайте вашето приложение Outlook.
- Кликнете върху Файл меню, след което изберете Настроики.
- В Опции на Outlook диалогов прозорец, щракнете върху Търсене.
- Под Резултати, изберете текущата папка или всички пощенски кутии, ако имате няколко имейл профила, след което щракнете Добре.
Outlook има вградена папка за търсене, която е предварително конфигурирана за вас. Единственият проблем с тези предварително дефинирани опции е, че те може да ви принудят да търсите в папки, които не ви интересуват, което отнема много време.
Това е особено вярно, ако получавате много имейл съобщения или a папката е изчезнала от вашия Outlook поща. Освен това, ако не можете намерете имейл в местоположението на папката в Outlook, това ще бъде досаден процес.
По-структуриран начин за търсене на имейли е чрез създаване на персонализирана папка. Можете да създадете отделна папка за всяка заявка за търсене и толкова папки, колкото искате, всяка с различни опции за търсене.
2. Създайте персонализирана папка за търсене
- Стартирайте вашето приложение Outlook.
- Кликнете върху поща икона в долния ляв ъгъл.
- Навигирайте до Папка раздел в горното меню, изберете Нова папка за търсене.
- В Нова папка за търсене диалогов прозорец, който се отваря, изберете Създайте персонализирана папка за търсене, създайте име за вашата папка за търсене и щракнете Добре.
- Кликнете върху Избирам под Персонализиране на папката за търсене за да посочите критериите за търсене.
- В Диалогов прозорец Критерии за папка за търсене, навигирайте до всеки раздел, изберете съответните елементи, за които искате да зададете условия, след което натиснете Добре.
- За да търсите, върнете се към вашите папки за търсене в Outlook и изберете тази, която сте създали.
- Как да запазите календарите на Outlook избрани
- Как да скриете завършени задачи в Outlook
- Как да намеря папка, която случайно преместих в Outlook
Понякога може да търсите конкретен тип имейл или отделно съобщение. И въпреки че предварително зададената папка за търсене все още може да изведе тези заявки за търсене, те могат да отнемат време.
Ето защо имате нужда от персонализирани папки за търсене в Outlook, за да стесните резултатите от търсенето до конкретна имейл папка. Например, ако искате да намерите всички имейли от конкретен човек, ще създадете папка за търсене за тях и ще филтрирате съобщенията си по тази папка.
Ще можете да събирате на едно място съобщения, които отговарят на определени критерии за папка за търсене. Освен това, след като сте готови, винаги можете да изтриете виртуалните папки, като щракнете с десния бутон върху папките за търсене и се отървете от тях.
Ето как да използвате папки за търсене в Outlook. Надяваме се, че те ще ви помогнат да организирате времето си и непрочетената си поща по начин, който работи най-добре за вас.
От нашите собствени изследвания тези типове папки могат да бъдат по-ефективни от лентата за търсене в Outlook. Независимо дали използвате вградената или персонализирана папка за търсене, можете да си спестите време, прекарано в търсене на имейли. Това е идеалният инструмент, за да сте винаги на върха на вашата входяща поща.
Ако Outlook не е вашата чаша чай, имаме списък с експертни препоръки други имейл клиенти, за да увеличите продуктивността си.
Както винаги, ако имате въпроси или предложения за тази статия, не се колебайте да оставите коментар по-долу.
