Как да изпратите защитен имейл в Outlook [Пълно ръководство]

Шифровайте вашите съобщения в Outlook за подобрена сигурност

Изпращали ли сте някога имейл до грешния човек или сте искали да го изпратите до един човек, но по погрешка сте го изпратили до някой друг? Например, може да искате да изпратите поверителна информация по имейл, но не искате съобщението ви да бъде лесно достъпно.

За да предотвратите неоторизиран достъп, можете да използвате Outlook за шифроване на съобщението. Прочетете, за да разберете как да изпращате защитен имейл в Outlook.

Предлага ли Outlook защитен имейл?

Outlook предлага защитени имейл функции. Повечето хора са запознати с основните функции за сигурност, като например възможността за защита на имейли с парола и предотвратяване на препращане или копиране на съобщения от получателите. Но сигурността на Outlook е нещо повече от това.

• Криптиран имейл – Въпреки че съществува софтуер за криптиране на имейли, Outlook също предлага защитена поща чрез криптиране на съобщения и прикачени файлове. Това означава, че никой не може да ги прочете, освен целевия получател. Шифрованите имейли се изпращат с помощта на Transport Layer Security (TLS) или Secure Sockets Layer (SSL), който е протокол, използван за проверка на самоличността на сървър и създаване на криптирана връзка.
• Шифроване на съобщения в Office 365 – Шифроване на съобщения в Office 365 е услуга, която ви позволява да изпращате и получавате криптирани имейли. Това може да бъде полезно, ако искате да защитите информацията от неоторизиран достъп, например, когато изпращате чувствителни документи на външни страни. Освен това работи с повечето имейл клиенти.
• S/MIME сертификати – S/MIME е съкращение от Secure/Multipurpose Internet Mail Extensions и е отворен стандарт за криптиране с публичен ключ-личен ключ и подписване на имейл съобщения. S/MIME използва технология за криптиране RSA за цифрово подписване и криптиране на имейли, така че само предвидените получатели да могат да ги преглеждат.
• Подписи – Те са за добавяне на допълнителен слой на защита срещу спуфинг и фишинг атаки. Те се уверяват, че всяко съобщение, което изпращате, идва от оторизиран акаунт, като проверяват дали действително идва от адреса на вашата входяща кутия. Можете също да използвате софтуер за подписване на имейли ако вграденото не предлага много персонализиране. Като алтернатива можете да добавите софтуер за сканиране на имейли за проверка за зловреден софтуер.
• Добавки на Outlook – В допълнение към вградената защита за Outlook, има няколко добавки за сигурност на трети страни, налични в Магазин за офиси които могат да ви помогнат да защитите своя имейл акаунт. Добавките на Outlook са малки програми, които могат да се използват за разширяване на функционалността на Outlook.

Как мога да изпратя защитен имейл в Outlook?

1. Индивидуални имейл съобщения

1. Стартирайте Приложение Outlook и щракнете върху Нов имейл.
2. Навигирайте до Настроики и щракнете върху стрелката до Повече опций.
3. В Имоти диалогов прозорец, който се появява, щракнете върху Настройки на сигурността.
4. The Свойства за сигурност ще се отвори диалогов прозорец и поставете отметка в квадратчето Шифроване на съдържанието на съобщението и прикачените файлове.
5. Отидете на Security под Security setting и в падащото меню изберете S/MIME сертификат, след което натиснете Добре.
6. Сега, когато изпратите съобщението, то ще бъде криптирано.

Потребителите на Outlook, които искат да изпращат имейли, защитени със S/MIME, трябва да инсталират S/MIME сертификат на компютъра си и да конфигурират съответно своите настройки на Outlook.

Прочетете повече по тази тема

• Как да изключите отговора на всички в Outlook: Лесен начин да го направите
• Как да стартирате Outlook в безопасен режим [Принудително отваряне]
• 6 най-добър софтуер за блокиране на USB за сигурност и защита на портове

2. Всички имейли

1. Кликнете върху Файл в горния ляв ъгъл на началната страница на Outlook и изберете Опции.
2. Отидете до Trust Center, след което изберете Trust Center Settings.
3. Изберете Защита на имейл и поставете отметка в квадратчето Шифроване на съдържание и прикачени файлове за изходящи съобщения.
4. Сега щракнете върху Настройки под Шифрован имейл.
5. Отидете до Сертификати и алгоритми и под Сертификат за подпис изберете S/MIME сертификат, след което натиснете Добре.

Прочетете повече по тази тема

• Как да изключите отговора на всички в Outlook: Лесен начин да го направите
• Как да стартирате Outlook в безопасен режим [Принудително отваряне]
• 6 най-добър софтуер за блокиране на USB за сигурност и защита на портове
• Липсваща лента с инструменти в Outlook: Как да я върнете

Какво прави шифроването на имейл?

Шифроването на имейл е начин да защитите съдържанието на вашето съобщение от достъп от други. Ако изпращате чувствителна информация по имейл, важно е да се уверите, че никой освен получателя не може да я прочете.

Процесът на криптиране протича в две стъпки. Първо, трябва да шифровате съобщението, така че никой да не може да го прочете без правилния ключ. Тогава би било най-добре, ако го дешифрирате с правилния ключ. И така, как да отворите шифрован имейл в Outlook?

Ще видите икона за заключване до името на подателя, ако получите шифрован имейл. Можете да отворите имейла, като щракнете върху иконата за заключване. След това ще бъдете подканени да въведете ключа за сигурност, за да разкриете съдържанието на имейла.

Шифроването на вашите имейли не означава, че ги изпращате в таен код. Това просто означава, че само човекът с правилния ключ за дешифриране може да ги отвори. Сега, след като знаете криптирането, може да се чудите: Къде е моят бутон Изпрати защитено в Outlook?

Когато изпращате ново имейл съобщение, можете да намерите бутона Изпрати защитено под опцията Файл в горния ляв ъгъл.

Ето как да изпращате имейли с помощта на Outlook безопасно. Ако срещнете проблеми, като напр Outlook не се отваря в Windows 11, имаме специално ръководство за вас.

Outlook.com е част от пакета Microsoft Office, така че не е изненадващо, че предлага няколко функции за защита на имейл, наред с други забележителни функции, за които трябва да внимавате.

Освен това можете инсталирайте софтуер за многофакторно удостоверяване за да добавите допълнителен слой на защита за всички ваши акаунти.

Имаме и вълнуващо сравнение на Outlook срещу. Gmail ако сте на пазара за надежден имейл клиент.

Уведомете ни какви други мерки за сигурност имате, когато изпращате имейли по-долу.