Как да изпратите имейл на канал в Microsoft Teams на Windows 11 или 10

Microsoft Teams е едно такова приложение, което революционизира концепцията за онлайн комуникация между екипите. Въпреки че концепцията е по-разпространена в професионалния свят, след пандемията, тя придоби популярност и в личната комуникация. Приложението Teams обаче се оказа по-полезно за бизнеса, особено по време на сценария на пандемията Covid-19, където хората бяха принудени да работят от вкъщи.

Приложението придоби популярност пред конкурентите си, поради някои от полезните си функции, които помагат на професионалистите да увеличат своята производителност и комуникация чрез гладко онлайн сътрудничество. Въпреки че може да се похвали с набор от важни функции, които помагат на екипите да се свързват, комуникират, изпращат и споделят документи до и оттук лесно, той също така идва със скрита функция като опцията за изпращане на имейл на канал в Microsoft Teams на вашия Windows 11/10 НАСТОЛЕН КОМПЮТЪР. Имейлът може да бъде изпратен до целия канал направо в чата на Teams наведнъж и имейлът може да съдържа файлове, папки и други прикачени файлове. Това улеснява служителите да се свързват с целия отдел на едно място, а също и с екипи и да обсъждат проекти в група.

Тази публикация ще обхване подробностите за това как да изпратите имейл на канал в Microsoft Teams на вашия компютър с Windows 11/10 и как е полезен за вашата организация.

Всичко, което трябва да знаете за Microsoft Teams

Както беше обсъдено по-горе, Microsoft Teams е комуникационна платформа, която позволява на служителите на организация да си сътрудничат на едно място, онлайн. От видеоконференции или уебинари до срещи, обаждания, чат или споделяне на файлове, той поддържа всички екипи да работят гладко и естествено. Той не само ви помага да се свържете с колеги в организацията, но и с клиенти извън нея.

Най-добрата част за приложението Teams е, че то помага на организациите да управляват всичките си важни аспекти на една платформа, която позволява споделена среда за всички. Освен това, с нарастващата култура на отдалечена работа, приложението Teams помага на служителите да работят от всяко място по света и от всяко устройство. Въпреки че могат да провеждат видеоконференции, за да си сътрудничат за даден проект, те също така получават възможност за чат, редактиране на документи и дори лесно споделяне на файлове.

Следователно приложението Microsoft Teams не само рационализира онлайн срещата на екипа за бизнеса и подобрява функциите за срещи, но и също така подобрява производителността и мобилността на бизнеса със своята плавна функция за интеграция с други Microsoft или трети страни приложения. В допълнение, приложението предлага пълна сигурност на вашите разговори и файлове, стабилно е и надеждно, докато извършвате обаждания и работи идеално дори за работниците на първа линия.

Като каза това, той идва с някои изключително полезни функции и една от тях е опцията за изпращане на имейли директно до целия екип наведнъж. Нека видим някои от неговите специални функции за имейл.

Какво е изключително за функцията за имейл на Microsoft Teams

Както беше обсъдено по-рано, приложението Teams не само ви помага да споделяте важни документи и дискусии между тях групи или лица, той също така ви позволява да изпращате имейли с файлове и други прикачени файлове по време на Teams разговор. Докато онлайн комуникацията в екипа измина дълъг път с други разширени функции, имейлът все още остава толкова важен, колкото беше по-рано. Следователно Microsoft се погрижи да продължат да изпращат имейли за екипите, докато могат да използват другите функции наред.

Всъщност Microsoft е в процес на по-лесно преместване на разговори от имейл в Teams.

За тази цел технологичният гигант представи новата функция, която позволява на потребителите на Windows да изпращат имейл до цял екипен канал наведнъж. В допълнение, той също така поддържа издигане на флагове, форматиране на текстове и добавяне на прикачени файлове, които бизнесът изисква да функционира.

Въпреки това, преди да можете да изпратите имейл до канал в Teams, трябва да активирате тази функция в приложението. Да видим как:

Как да включите интеграцията на имейл в Microsoft Teams

Активирането на тази функция ще ви помогне да изпращате имейли с помощта на имейл адреса до конкретен канал в приложението Teams. Най-хубавото е, че можете да използвате тази функция, за да изпращате имейл до всеки канал на конкретен екип, който го притежава. Ето как да активирате функцията за интегриране на имейл в приложението Teams:

*Забележка - Това за потребителите, които имат достъп до Център за администриране на Microsoft Teams.

Етап 1: Стартирайте Център за администриране на Microsoft Teams.

Стъпка 2: Придвижете се до квадратните точки (меню) в горната лява част на екрана.

Стъпка 3: Сега от списъка изберете Настройки за цялата организация.

Стъпка 4: След това отидете от дясната страна на прозореца, превъртете надолу и под Интеграция с имейл раздел, активирайте опцията – Позволете на потребителите да изпращат имейли до имейл адрес на канал.

След като приключите, вече можете да изпращате имейли до каналите в приложението Teams.

Как да изпращате имейли за канали в Microsoft Teams

Сега, когато знаете за тази прекрасна функция, която беше скрита досега, следвайте инструкциите по-долу, за да можете да изпращате имейли до канали в приложението си Teams:

Етап 1: В Екипи приложение, отворете конкретния канал, до който искате да изпратите имейла.

Стъпка 2: Сега, от лявата страна на екрана, под Вашите екипи раздел, щракнете върху трите хоризонтални точки (…) до Общ и изберете Вземете имейл адрес.

Вече можете да изпратите имейла си до канала.

*Забележка - Освен това можете да следвате инструкциите по-долу, за да изпратите имейл до определен канал:

Етап 1: Стартирайте своя Екипи приложение и идентифицирайте екипния канал, на който искате да споделите имейла си.

*Забележка - На всеки канал е присвоен собствен имейл идентификатор, така че щракнете с десния бутон върху желания канал и копирайте имейл адреса, който виждате.

Стъпка 2: След това отворете Microsoft Outlook и вече можете или да отидете на предишно съобщение, което вече сте написали и запазили в чернова, или просто да напишете ново.

Сега отидете на „Да се” и поставете имейла, в който сте копирали Етап 1. След като сте готови, натиснете бутона за изпращане, точно както бихте направили за нормален имейл във всяко друго приложение за имейл.

*Забележка -  Прикачените файлове в имейла се качват автоматично и се записват в папка, наречена Имейл съобщения в Файлове раздел. Ако папката не е там по подразбиране, the Екипи приложението го създава, за да запази имейлите и прикачените файлове.

Тези файлове могат да се отварят и редактират направо в Екипи приложение или във всякакви други настолни приложения или SharePoint, и т.н. Освен това ви позволява да добавяте метаданни към тези файлове, да ги синхронизирате и други. Въпреки това, след като започнете да редактирате тези файлове, те стават нови копия на действителните прикачени файлове и следователно всички промени, направени в тези файлове, не се добавят към оригиналните прикачени файлове в имейла. Така че това ще бъдат напълно отделни копия.

Ето как можете да изпратите имейл до канал директно на вашия Екипи приложение, вместо ръчно да изпращате имейл до всеки член на екипа поотделно. По този начин можете да намалите вероятността от грешки и също така да се уверите, че всички от конкретния екип на канала са включени в имейла и никой не е пропуснат.

Това, което Outlook прави тук, е, че запазва имейл адресите по подразбиране с тези, с които сте комуникирали. Това е точно както когато започнете да въвеждате имейл адрес в полето „до“ в обикновен имейл и той започва автоматично да попълва предложенията. Това означава, че приложението автоматично запомня всички имейл адреси като син, докато изпращате имейл до канал за бъдещо удобство.

Така че в бъдеще, когато искате да изпратите имейл до същия канал, можете да избирате от запазения имейл адреси в полето „До“ и изскача автоматично и така Microsoft улеснява живота на Вие.

Как да отваряте имейли в канала на Microsoft Teams

След като изпратите имейла до конкретния канал на екип в приложението Microsoft Teams, хората, които получават имейла, имат няколко начина да отворят и прегледат имейла.

• Те могат да отварят и четат имейла директно в приложението Teams. По този начин не е нужно получателите да отварят отделно приложение, за да видят имейла или да го изтеглят, което прави цялостното изживяване много лесно и гладко.
• Получателите на канала имат опцията да изтеглят действителния имейл и дори да отворят същия в приложението Outlook Mail и да го прочетат.
• Като алтернатива, екипът, който получава имейла, може също да щракне, за да отвори и изтегли прикачения файл и след това да го прегледа.

Това не само ще ви помогне да изпращате имейли до конкретен канал в приложението Teams лесно, но и ще улесни нещата за получателите в канала.

Как да ограничим публикациите в канала с помощта на имейла

Ако сте администратор на екипа, можете да контролирате кой може да публикува в екипа на Microsoft, като използвате този имейл адрес (имейл адресът на канала). Ето как да ограничите публикациите в канала с помощта на имейла:

Етап 1: Отвори Microsoft Teams приложение и след това отидете до канала, който искате да контролирате.

Стъпка 2: След това от лявата страна на прозореца щракнете върху трите хоризонтални точки (…) и след това щракнете върху Разширени настройки.

Стъпка 3: Сега, под Вземете имейл адрес раздел изберете опцията – Всеки може да изпраща имейли на този адрес.

Това ще ви помогне да контролирате кой може да публикува в канала, използвайки този имейл адрес.

Отговаряне на имейла на канала

След като имейлът бъде получен в канала в приложението Teams, членовете на екипа вече могат да водят разговор относно същото, да се свържат с всеки файлове, свързани с имейла, маркирайте колеги или други канали, за да ги включите в дискусията, споделяйте документи, мемове, GIF файлове и много Повече ▼.

Въпреки това, ако отговорите на публикацията, тя ще остане в екипите и не се изпраща като отговор на оригиналния имейл. Така че, ако се опитате да отговорите на оригиналния имейл, Teams ще покаже напомняне, което казва: „този разговор по никакъв начин не е свързан с имейл нишката, свързана с този имейл.”