Използвайте функциите за автоматично възстановяване и автоматично архивиране на Excel, за да защитите данните

Как да използвам функциите за автоматично възстановяване и автоматично архивиране на Excel за защита на данните: - Имате важен доклад, който трябва да подадете на следващия ден и с големи усилия сте успели да го докарате до края с перфектност. Спирате секунда, преди да запазите файла, за да се възхитите на работата си и Excel ви изневерява, като се затваря изведнъж. Изпадате в паника и рестартирате Excel само за да разберете, че цялата ви упорита работа отдавна е отминала. Трябва ли да обясня как това би накарало човек да се чувства? Прочетете, за да не позволите това да ви се случи някога!

Вижте също: 12 безплатни инструмента за възстановяване на документи с думи

Функцията AutoRecover е една от най-силните характеристики на Microsoft Excel което запазва документа ви на временно място след определен интервал от време. Функцията за автоматично възстановяване е включена по подразбиране.
ЕТАП 1

• За да видите или промените настройките, свързани с Автовъзстановяване, щракнете върху Файл в горната част. След това кликнете върху Настроики.

СТЪПКА 2

• Нов прозорец на име Опции на Excel отваря се. От левия прозорец намерете и кликнете върху раздела, който казва Запазете. В десния прозорец на прозореца потърсете квадратче с надпис Запазване на опцията за автоматично възстановяване на всеки минути. Тук, използвайки стрелките нагоре и надолу, можете да зададете предпочитан интервал от време. Ако изберете 2 минути, документите ви автоматично ще бъдат запазени в местоположението на файла AutoRecover, което е посочено точно под настройките за продължителност на всеки 2 минути. Трябва да отбележите, че за да работи функцията за автоматично възстановяване, Excel трябва да е на празен ход поне 30 секунди.

СТЪПКА 3

• За да видим как може да се използва тази функция, нека разгледаме един пример Excel лист. Добавете малко данни към него и изчакайте 2 минути, продължителността, която сме задали, за да влезе в действие функцията за автоматично възстановяване.

СТЪПКА 4

• Сега добавете някои други данни към листа.

СТЪПКА 5

• Нека да видим дали тази информация може да бъде получена в случай на неочакван провал от страна на Excel. За това просто отворете диспечера на задачите и убийте задачата, както е показано на екранната снимка.

СТЪПКА 6

• Стартиране Excel отново. Сега в дясната страна на прозореца ще можете да видите раздел с име Налични файлове. Кликнете върху скорошния.

СТЪПКА 7

• Ето къде си! Нищо не се губи. Всички ваши данни са в безопасност и са готови за извличане или редактиране.

• Информацията за автоматично възстановяване ще бъде изтрита от Excel себе си при някои ситуации; Ако файлът се запазва ръчно, ако Excel е затворен или затворен или ако изключите опцията за автоматично възстановяване.

Функция за автоматично архивиране на Excel

Има и друг изключително полезен Excel функция, за която много хора не знаят. Това е функцията за автоматично архивиране.
ЕТАП 1

• Първо кликнете върху Файл и след това щракнете върху Запази като както е показано на екранната снимка.

СТЪПКА 2

• Кликнете върху Инструменти и след това от падащия списък изберете Общи опции.

СТЪПКА 3

• Поставете отметка в квадратчето, съответстващо на Винаги създавайте резервно копие.

СТЪПКА 4

• Проверете мястото, където сте избрали да запишете вашия Excel файл. На същото точно място ще можете да видите архивния файл с разширението .xlk. Архивният файл няма да съдържа последните промени в него. Тоест, ако направите промени във файл и го запазите, архивирането няма да се промени. Ако го запазите отново с нови промени, старите промени се извършват в архивния файл. Тоест архивният файл винаги ще бъде с една версия зад текущата версия.

Сега можете да използвате Excel без да има притеснен ум. Отпуснете се и си вършете работата; Всичко е безопасно! Надявам се, че статията ви е била полезна.