6 най-добри софтуера за управление на документи за компютър [2021 Guide]

eFileCabinet

eFileCabinet е може би водещият софтуер за управление на документи днес. Той е създаден, за да улесни съхранението, извличането и споделянето на офис файлове. Функцията на софтуера обаче надхвърля управлението на документи, тъй като е снабдена и с инструменти за счетоводство и управление на човешките ресурси.

eFileCabinet е домакин на два варианта на поддръжка: настолната версия (съвместима с Windows 10) и мобилната версия, специално проектирана за мобилни устройства.

Този софтуер за управление на документи разполага с функция, известна като „изглед в облак“, която позволява на потребителите да архивират своите файлове в облака директно чрез платформата на софтуера. С това потребителите могат лесно да преглеждат и извличат файлове чрез всяко устройство, при условие че такова устройство е свързано с интернет.

Също така eFileCabinet изпълнява всички необходими индустриални изисквания, включително SEC, HIPAA, FINRA и други стандартни изисквания.

Освен това софтуерът работи перфектно с SecureDrawer, уникална функция за споделяне, която служи като платформа за споделяне на файлове от край до край между вас и вашите клиенти. Той е в състояние да се интегрира безпроблемно с разнообразие от софтуер на трети страни като MS Outlook, сигурен eSignature, скенери, принтери и др.

Lastl,. Софтуерът за управление на документи eFileCabinet предлага както онлайн, така и локални услуги. Софтуерът предлага двуседмичен безплатен пробен период за нови потребители, след което те могат да се абонират за платен план на начална цена от $ 15.

Изтегли eFileCabinet

OpenKM

OpenKM е без съмнение един от най-популярните софтуер за управление на документи на пазара. Това е изключително гъвкав софтуер за управление на корпоративен клас, който е създаден за изпълнение на офис задачи, вариращи от управление на документи до автоматизация на работния поток до административни функции.

Инструментът е специално проектиран за компютри с Windows. Въпреки това, той може да бъде достъпен и чрез множество други настолни операционни системи като Linux.

По принцип софтуерът за управление на документи е домакин на динамичен набор от модули, които изпълняват всички операции по управление на софтуера. Някои от тези модули включват: електронно фактуриране, eSignature, криптография (за криптиране и декриптиране на файлове), Баркод, Mail Archiver и др.

Също така, гъвкавият дизайн на софтуера му позволява безпроблемно да се интегрира със съответните офис инструменти като AutoCAD, WordPress, Google Drive, Microsoft Office и др. Той също така разполага с включена система за удостоверяване, която може да бъде свързана с външни бази данни или сървъри като SQL, Oracle, MySQL и няколко други.

В светлината на гореизложеното, потребителите получават възможността да рационализират целия си работен процес, за да подобрят ефективността. Следователно този софтуер за управление на документи се възприема от мнозина повече като софтуер за управление на проекти, отколкото като обикновен мениджър на документи.

OpenKM предлага два основни плана за нови потребители: Общност на OpenKM и OpenKM Professional. Първият се предлага безплатно (с ограничени функции), докато вторият, с по-мощни функции, е платен план и се предлага чрез оферта (персонализирани цени).

За да получите повече информация за системата и изискванията за изтегляне на софтуера, влезте в уебсайта за изтегляне на OpenKM.

Изтегли OpenKM

Шаблон

Шаблон е може би един от най-добрите софтуер за управление на документи на пазара днес. Това е универсален помощен инструмент, който е създаден за ефективно съхраняване, извличане и споделяне на офис документи. Това е облачна платформа, която поддържа всички форми на компютърни системи и мобилни устройства.

За удобство има и определени версии за настолни компютри (включително Windows) и смартфони (мобилни приложения).

• ПРОЧЕТЕТЕ СЪЩО: 6 страхотни софтуера за създаване на PDF форми за редактиране

По принцип Templafy улеснява съхранението на файлове и екипното сътрудничество, като елиминира конвенционалния, разединен процес на работа на различни платформи.

Софтуерът за управление на документи рационализира всички основни инструменти на работното място, особено инструментите за генериране на документи като MS Office, на една платформа, като по този начин ви осигурява единен работен поток.

Освен това Templafy разполага с доста навигационен интерфейс, което го прави идеален в нискотехнологична работа среда, тъй като всеки член на екипа може да дава обратна връзка, да споделя файлове и да създава документи с невъобразима лекота.

Всички те се канализират чрез единна емисия и тя се наблюдава от администратора (работодателя), за да се гарантира, че всички изисквания и стандартите за качество са изпълнени.

И накрая, подобно на повечето трайни помощни инструменти, Templafy не е евтин. Всъщност това е удобно един от най-скъпите софтуер за управление на документи на пазара. Предлага се при фиксирана абонаментна ставка от $ 355 на месец. Има обаче безплатен пробен период преди пълния абонамент. Посетете официалния им уебсайт, за да получите повече информация.

Изтегли Шаблон

SutiDMS

SutiDMS, продукт на SutiSoft, е един от най-изчерпателните софтуер за управление на документи на пазара. Оборудван е с набор от инструменти за управление и организиране на документи, споделяне на файлове, водене на записи и подобряване на екипното сътрудничество.

Това е онлайн, базиран в мрежата софтуер, който се поддържа навсякъде както на настолни, така и на мобилни устройства.

В допълнение, SutiDMS разполага с набор от многофункционални инструменти, които включват модифициращо се табло за управление, библиотека с документи, улавяне на OCR документи, множество интеграции (с MS Outlook, Gmail и Yahoo Mail), обединяване на файлове, архивиране и запазване на документи, eSignature и форуми между други.

Софтуерът основно служи като най-доброто хранилище, където можете да съхранявате всичките си документи, а неговата уеб-базирана функционалност гарантира, че имате достъп и извличате документи по всяко време.

Независимо от това, този софтуер за управление на документи предлага корпоративно ценообразуване, което се предлага чрез оферта.

Има два по-ниски плана: Премиум план и Професионален план. Професионалният план е предназначен за максимум 10 потребители и е достъпен в размер на $ 18 на потребител (на месец). Премиум планът, от друга страна, е предназначен за организация от среден мащаб с по-малко от 500 служители и е достъпен в размер на $ 20 на потребител (на месец).

Изтегли SutiDMS

FileHold

FileHold е напълно интегрирано решение за управление на документи, което включва различни набори от функции, за да осигури на потребителите централизирано съхранение и опростен работен процес. Софтуерът е един от малкото софтуер за управление на документи, които са специално предназначени за Windows 10 PC и други версии на Windows (7/8 / 8.1). Въпреки това той може да бъде достъпен и чрез уеб браузъри на компютри Linux и Mac.

Функциите на софтуера са категоризирани под „стандартен“, „незадължителен“, „персонализиран“ и „сканиране на документи и изображения“. Някои от тези функции включват улавяне на метаданни (маркиране на документи), календар, електронни формуляри, eSignature, OCR (от страна на сървъра), автоматично попълване, улавяне на SmartSoft и др.

Също така FileHold е домакин на възможността да се интегрира с набор от софтуер на трети страни като MS Office, MS Active Directory, MS SharePoint и др. Всичко това улеснява съхранението, извличането и споделянето на файлове, както и координацията на работния процес.

И накрая, FileHold предлага два основни плана за ценообразуване; FileHold Express и FileHold Enterprise. Планът Express е предназначен за малък бизнес с по-малко от 20 служители, докато планът Enterprise е идеален за по-големи организации или екипи с повече от 20 членове.

Абонаментните цени и за двата плана са налични само по оферти. Можете да изпратите имейл до екипа по продажби на FileHold, за да получите оферта за вашия бизнес.

Изтегли FileHold

M-файлове

M-файлове е един от най-добрите софтуер за управление на документи, наличен днес. Той е най-важен за неговата функция „анализ на дублиране“, която е предназначена да предпазва потребителите от дублиране на документи. Това е облачно базиран DMS; следователно се поддържа както на настолни компютри, така и на мобилни платформи.

Има и определени настолни версии (за Windows 10 / 8.1 / 8/7), както и мобилни приложения за избрани мобилни устройства.

Освен това, този софтуер за управление на документи за Windows 10 е домакин на организирано хранилище, където документите са подходящо организирани и запазени. Той анализира търсенето на документи по корелиращи имена на файлове с други свързани показатели като дати и проекти. Като такъв, софтуерът е в състояние лесно да елиминира дубликати.

Освен това неговата унифицирана платформа улеснява ефективността на работното място, като подобрява възлагането на задачи (от работодател на служители) и изпълнението и изпълнението на задачите (от служителите на работодателя). Крайният резултат е подобрена производителност.

Освен това M-Files е гъвкав DMS, който лесно може да се интегрира с инструменти като MS Office и множество CRM инструменти като Salesforce. Това го прави идеален за практически всички видове бизнес. Също така се предлагат три основни опции за внедряване, включително локални, облачни и хибридни (комбинирани).

M-Files предлага едномесечен безплатен пробен период за нови потребители, след което те могат лесно да надстроят до корпоративния план, който се предлага чрез оферта.

Изтегли M-файлове

Заключение

Днес по целия свят намалява употребата на хартиени документи с много организации, училища и държавните институции предпочитат удобството за съхранение без хартия пред тромавостта на хартиените файлове и папки.

Следователно има непрекъснато търсене на стандартен и траен софтуер за управление на документи. По отношение на това търсене, ние съставихме някои от най-добрия софтуер за управление на документи на пазара, за да улесним вашето вземане на решение относно това кой DMS да използвате за вашия бизнес.