قارن المستندات واجمعها في Microsoft Word

المقارنة والجمع هما ميزتان مفيدتان جدًا لـ مايكروسوفت وورد ولكن نادرًا ما يستخدمه معظمنا بسبب عدم وعينا بهذه الميزات. تتيح لنا هذه الميزات مقارنة مستندين وإيجاد الفرق بينهما. لذلك دعونا أولاً نرى بعض المواقف في أعمالنا اليومية حيث نجد استخدامها.
في بعض الحالات ، قد يكون لدينا إصدارات مختلفة من نفس المستند. قد نحتاج إلى مقارنة هذه الإصدارات المختلفة لمعرفة التغييرات بينها. أو قد نحتاج إلى دمجها لإنشاء نسخة نهائية من المستند. باستخدام ميزة المقارنة ، يمكننا فحص التغييرات التي تم إجراؤها في كل سطر حتى بما في ذلك تغيير المساحة البيضاء. يأتي أيضًا تطبيق آخر لهذه الميزات في إعدادنا لسيرتنا الذاتية. قد يكون لدينا عادة أكثر من نسخة واحدة من سيرة ذاتية أعدت لأغراض مختلفة أو تم تعديلها بمرور الوقت. في بعض الأحيان إذا كنت ترغب في مقارنة أو دمج أي نسختين لإنشاء سيرة ذاتية محدثة ، يمكن أن تكون ميزة المقارنة والجمع مفيدة للغاية.

للوهلة الأولى قد يبدو أن هاتين الميزتين متماثلتان. لكن لديهم وظائف مختلفة. تتيح لنا ميزة الدمج في الواقع العثور على من قام بإجراء التغييرات في المستند بالإضافة إلى تمييز التغييرات فقط. لكن ميزة المقارنة تقارن فقط اختلافات المحتوى بين وثيقتين.

الآن دعونا نرى كيف يمكننا استخدام هذه الميزات.

مقارنة المستندات في Word

1. افتح Word ويمكنك العثور على ملف قارن الخيار تحت علامة التبويب الاستعراض. انقر فوق قارن.

2.الآن من القائمة حدد قارن خيار لمقارنة أي وثيقتين.

3- سيظهر الآن مربع حوار مقارنة المستندات. علينا أن نختار الوثيقتين المراد مقارنتهما. حدد مستندًا أصليًا ووثيقة تمت مراجعتها. ضمن إعدادات المقارنة ، لدينا خيارات مختلفة يمكن التحقق منها وفقًا لتفضيلاتنا. يمكن مقارنة التغييرات على مستوى الكلمة أو مستوى الحرف. من الأفضل اختيار خيار إظهار التغييرات في مستند جديد لتجنب العبث بالمستندات الأصلية.

4. عند النقر فوق "موافق" ، سنحصل على مستند جديد يحتوي على الاختلافات المحددة. في الشريط الجانبي ، يمكننا رؤية عدد عمليات الإدراج والحذف والتحركات وتغييرات التنسيق. سيتم وضع علامة على كل تغيير وشرحها بشكل جيد. في المستند الجديد ، يتم حذف النص المشطوب ، تتم إضافة نص مسطر باللون الأحمر ونقل النص الأخضر.

5. بشكل افتراضي ، سيكون لدينا النسخة الأصلية من المستند محددة ومعروضة في اللوحة اليمنى. يمكننا التمرير لأسفل المستند الأصلي في اللوحة اليمنى وسيتم تمرير المستند الجديد مع التغييرات المميزة وفقًا لذلك. لكن لدينا خيار آخر لإخفاء المستند الأصلي. يمكننا تحديد هذا الخيار من علامة التبويب المراجعة. انتقل إلى خيار المقارنة في علامة تبويب المراجعة -> إظهار المستندات المصدر-> حدد خيار إخفاء المستند المصدر.

6- الآن في علامة التبويب Tracking ، حدد خيار Balloons وانقر على إظهار المراجعات في البالونات.

الآن في اللوحة اليمنى يمكننا رؤية المراجعات في المستند مميزة بالتفصيل في نموذج إشعار بالون. يوفر هذا مراجعة أسهل للتغييرات في المستندات.

7- إذا كنت ترغب في الحصول على نسخة نهائية من المستند من النسخ الأصلية والمراجعة ، فيمكنك القيام بذلك بسهولة عن طريق تحرير المستند الجديد مع وضع علامة على جميع التغييرات. عند أي تغيير ، ما عليك سوى النقر بزر الماوس الأيمن على الخط واختيار قبول التغيير أو رفضه. وبالتالي يمكننا إضافة التغييرات التي نريدها وتجاهل التغييرات غير المطلوبة لإنشاء نسخة نهائية من المستند.

دمج المستندات في Word

دمج الميزة يعمل بشكل مشابه للمقارنة. لقد رأينا بالفعل الاختلاف في وظائفهم. يمكن استخدام الدمج لدمج نسختين من المستند لإنشاء نسخة نهائية من المستند. عندما نستخدم الدمج لإنشاء مستند جديد ، فإن جميع التغييرات في المستند المنقح تصبح تغييرات متعقبة حددها المؤلفون الذين أجروا التغييرات.

الآن دعونا نرى كيفية استخدام وظيفة الجمع:

1. في علامة تبويب المراجعة ، حدد خيار المقارنة وانقر على دمج.

2. في مربع الحوار "دمج" ، حدد النسخة الأصلية والمعدلة من المستندات المراد دمجها. اضبط الإعدادات وفقًا لتفضيلاتك وانقر فوق OK.

بعد ذلك ستحصل على نفس التصميم كما كان من قبل في خيار المقارنة. يمكنك عرض التغييرات والنقر بزر الماوس الأيمن عليها واختيار قبول التغيير أو رفضه. وبالتالي يمكن إنشاء الوثيقة الجديدة المنقحة.

آمل أن تكون لديك فكرة واضحة عن المقارنة والجمع بين الوظائف. استفد من هذه الميزات المفيدة لتسهيل أعمالك وتوفير الوقت.