اعثر على رسائل البريد الإلكتروني بشكل أسرع باستخدام مجلدات البحث في Outlook
- إذا كنت تبحث عن طريقة مرنة لتخزين وتنظيم الرسائل في بريدك الإلكتروني ، يمكنك إنشاء مجلدات بحث واستخدامها في Outlook.
- يعد البحث في Outlook أداة قوية ، ومن السهل أن تضيع في عمق وظائفه ، من عمليات البحث القياسية إلى عمليات البحث المخصصة.
- ستشارك هذه المقالة في كيفية تحسين البحث في Outlook باستخدام مجلدات البحث.
أنت تعرف كيف كنترول + F كومبو يجعل ميزة البحث المثالية في المستندات؟ تخيل الآن الشيء نفسه في Outlook. يعد البحث في المجلدات مفيدًا جدًا في Outlook ، ولكن لا يتعرف الكثير من الأشخاص على وجوده أو كيفية إعداده.
نحن نعلم مدى أهميته وكيف يمكنه تحسين إنتاجية بريدك الإلكتروني ، لذا إليك كيفية القيام بذلك.
لماذا لا يمكنني البحث في مجلدات Outlook الخاصة بي؟
إذا تلقيت بريدًا إلكترونيًا مهمًا وقمت بنقل الأشياء في بريدك الإلكتروني منذ ذلك الحين ، فقد يكون من الصعب كسر المجلد الذي يوجد فيه.
سيتعين عليك إجراء بحث في مجلداتك لتحديد موقعها. ولكن ماذا يحدث عندما لا تعمل وظيفة البحث في مجلدات Outlook الخاصة بك؟
ماذا قد يكون السبب؟ أدناه ، نستكشف بعض الأسباب المحتملة:
- فهرسة غير صحيحة / معطلة - تقوم الفهرسة بتعيين مجلدات Outlook الخاصة بك بعض الترتيب للسماح لاستعلام البحث بإرجاع النتائج بسرعة. في حالة عدم التمكين ، لا يمكن إنشاء نتائج البحث.
- تطبيق Outlook الذي عفا عليه الزمن - إذا كان البحث في Outlook لا يعمل، ربما تقوم بتشغيل إصدار قديم من البرنامج.
- فهرس البحث الفاسد - يحتوي فهرس البحث على قاعدة بيانات لمجلدات Outlook الخاصة بك ويصبح أكثر كثافة مع المزيد من رسائل البريد الإلكتروني. بمرور الوقت ، قد يصبح فاسدًا ويتوقف عن العمل تمامًا.
- تكوين خاطئ - إذا لم تكن قد قمت بتهيئة بريد Outlook الخاص بك للبحث عن المجلدات أو إعداد أي عوامل تصفية بحث ، فلن تكون نتائج البحث نهائية بأي طريقة.
- تطبيق فاسد - من الممكن أيضًا أن يتلف تطبيق Outlook الخاص بك. يمكن أن يكون هذا بسبب إدخالات التسجيل الفاسدة أو غزو البرامج الضارة.
الآن بعد أن أدركت سبب فشل البحث في مجلدات البريد في بعض الأحيان ، إليك كيفية تنظيم رسائلك الإلكترونية في مجلدات باستخدام هذه الخطوات السريعة.
كيف يمكنني البحث عن مجلد بالاسم في Outlook؟
1. مجلد البحث القياسي
- قم بتشغيل تطبيق Outlook الخاص بك.
- اضغط على ملف القائمة ، ثم حدد خيارات.
- في ال خيارات Outlook مربع الحوار ، انقر فوق يبحث.
- تحت نتائج، حدد مجلدك الحالي أو كل علب البريد إذا كان لديك ملفات تعريف بريد إلكتروني متعددة ، ثم انقر فوق نعم.
يحتوي Outlook على مجلد بحث مضمن يأتي معدة مسبقًا من أجلك. المشكلة الوحيدة مع هذه الخيارات المحددة مسبقًا هي أنها قد تجبرك على البحث في مجلدات لا تهتم بها ، مما يستغرق الكثير من وقتك.
هذا صحيح بشكل خاص إذا تلقيت الكثير من رسائل البريد الإلكتروني ، أو ملف مجلد اختفى من Outlook الخاص بك بريد. علاوة على ذلك ، إذا كنت لا تستطيع ابحث عن بريد إلكتروني في موقع المجلد في Outlook، ستكون عملية شاقة.
هناك طريقة أكثر تنظيماً للبحث في رسائل البريد الإلكتروني وهي إنشاء مجلد مخصص. يمكنك إنشاء مجلد منفصل لكل استعلام بحث وأي عدد تريده من المجلدات ، ولكل منها خيارات بحث مختلفة.
2. قم بإنشاء مجلد بحث مخصص
- قم بتشغيل تطبيق Outlook الخاص بك.
- اضغط على بريد رمز في الزاوية اليسرى السفلية.
- انتقل إلى مجلد علامة التبويب في القائمة العلوية ، حدد مجلد بحث جديد.
- في ال مجلد بحث جديد مربع الحوار الذي يفتح ، حدد قم بإنشاء مجلد بحث مخصص، قم بإنشاء اسم لمجلد البحث الخاص بك ، وانقر فوق نعم.
- انقر فوق يختار تحت تخصيص مجلد البحث لتحديد معايير البحث.
- في ال مربع حوار معايير مجلد البحث، انتقل إلى كل علامة تبويب ، وحدد العناصر ذات الصلة التي ترغب في تعيين شروط لها ، ثم اضغط نعم.
- للبحث ، ارجع إلى مجلدات البحث في Outlook وحدد المجلد الذي قمت بإنشائه.
- كيفية إبقاء تقويمات Outlook محددة
- كيفية إخفاء المهام المكتملة في Outlook
- كيفية البحث عن مجلد قمت بنقله بطريق الخطأ في Outlook
في بعض الأحيان ، قد تبحث عن نوع معين من البريد الإلكتروني أو الرسائل الفردية. وعلى الرغم من أن مجلد البحث المُعد مسبقًا لا يزال بإمكانه إظهار استعلامات البحث هذه ، إلا أنها قد تستغرق وقتًا طويلاً.
لهذا السبب تحتاج إلى مجلدات بحث مخصصة في Outlook لتضييق نتائج البحث إلى مجلد بريد إلكتروني معين. على سبيل المثال ، إذا كنت ترغب في العثور على جميع رسائل البريد الإلكتروني من شخص معين ، فسوف تقوم بإنشاء مجلد بحث لهم وتصفية رسائلك حسب مجلد البريد هذا.
ستتمكن من جمع الرسائل التي تطابق معايير معينة لمجلد البحث في مكان واحد. علاوة على ذلك ، بمجرد الانتهاء من ذلك ، يمكنك دائمًا حذف المجلدات الافتراضية عن طريق النقر بزر الماوس الأيمن على مجلدات البحث والتخلص منها.
هذه هي كيفية استخدام مجلدات البحث في Outlook. نأمل أن يساعدوك في تنظيم وقتك وبريدك غير المقروء بالطريقة التي تناسبك بشكل أفضل.
من خلال بحثنا الخاص ، يمكن أن تكون هذه الأنواع من المجلدات أكثر كفاءة من شريط البحث في Outlook. سواء كنت تستخدم مجلد البحث المدمج أو المخصص ، يمكنك توفير الوقت الذي تقضيه في البحث عن رسائل البريد الإلكتروني. إنه يجعل الأداة المثالية للبقاء على رأس صندوق الوارد الخاص بك.
إذا لم يكن Outlook هو كوب الشاي الذي تفضله ، فلدينا قائمة توصيات خبراء عملاء البريد الإلكتروني الآخرين لزيادة إنتاجيتك.
كما هو الحال دائمًا ، إذا كان لديك أي أسئلة أو اقتراحات لهذه المقالة ، فلا تتردد في ترك تعليق أدناه.
