كيفية إرسال قناة بالبريد الإلكتروني في Microsoft Teams على نظام التشغيل Windows 11 أو 10

يعد Microsoft Teams أحد التطبيقات التي أحدثت ثورة في مفهوم الاتصال عبر الإنترنت بين الفرق. في حين أن المفهوم أكثر انتشارًا في العالم المهني ، بعد الوباء ، فقد اكتسب شعبية في الاتصالات الشخصية أيضًا. ومع ذلك ، تبين أن تطبيق Teams أكثر فائدة للشركات ، لا سيما خلال سيناريو جائحة Covid-19 ، حيث أُجبر الناس على العمل من المنزل.

اكتسب التطبيق شهرة على منافسيه ، نظرًا لبعض ميزاته المفيدة التي تساعد المحترفين على زيادة إنتاجيتهم وتواصلهم من خلال التعاون السلس عبر الإنترنت. بينما يضم مجموعة من الميزات المهمة التي تساعد الفرق على الاتصال والتواصل وإرسال ومشاركة المستندات إلى و بسهولة ، فإنه يأتي أيضًا مع ميزة مخفية مثل خيار إرسال بريد إلكتروني إلى قناة في Microsoft Teams على نظام التشغيل Windows 11/10 الخاص بك جهاز كمبيوتر. يمكن إرسال البريد الإلكتروني إلى القناة بأكملها مباشرة إلى دردشة Teams مرة واحدة ويمكن أن يحتوي البريد الإلكتروني على ملفات ومجلدات ومرفقات أخرى. هذا يسهل على الموظفين التواصل مع القسم بأكمله في مكان واحد وأيضًا مع الفرق ومناقشة المشاريع في مجموعة.

سيغطي هذا المنشور التفاصيل حول كيفية إرسال بريد إلكتروني لقناة في Microsoft Teams على جهاز الكمبيوتر الذي يعمل بنظام Windows 11/10 وكيف يكون مفيدًا لمؤسستك.

كل ما تحتاج لمعرفته حول Microsoft Teams

كما تمت مناقشته أعلاه ، تعد Microsoft Teams نظامًا أساسيًا للاتصالات يسمح لموظفي مؤسسة ما بالتعاون في مكان واحد عبر الإنترنت. من مؤتمرات الفيديو أو الندوات عبر الإنترنت إلى الاجتماعات أو الاتصال أو الدردشة أو مشاركة الملفات ، فهي تدعم عمل جميع الفرق بسلاسة وبشكل طبيعي. فهو لا يساعدك فقط على التواصل مع الزملاء داخل المنظمة ، ولكن أيضًا مع العملاء في الخارج.

أفضل جزء في تطبيق Teams هو أنه يساعد المؤسسات على إدارة جميع جوانبها المهمة على نظام أساسي واحد يتيح بيئة مشتركة للجميع. علاوة على ذلك ، مع تزايد ثقافة العمل عن بُعد ، يساعد تطبيق Teams الموظفين على العمل من أي مكان في جميع أنحاء العالم ومن أي جهاز. بينما يمكنهم عقد مؤتمرات الفيديو للتعاون في مشروع ما ، إلا أنهم يحصلون أيضًا على وسيلة للدردشة وتحرير المستندات وحتى مشاركة الملفات بسهولة.

لذلك ، لا يعمل تطبيق Microsoft Teams فقط على تبسيط اجتماعات الفريق عبر الإنترنت للشركات وتحسين ميزات الاجتماع ، ولكن أيضًا يعزز أيضًا إنتاجية وحركة العمل من خلال ميزة التكامل السلس مع Microsoft أو جهة خارجية أخرى تطبيقات. بالإضافة إلى ذلك ، يوفر التطبيق أمانًا كاملاً لمحادثاتك وملفاتك ، وهو مستقر وموثوق أثناء إجراء المكالمات ، ويعمل بشكل مثالي حتى للعاملين في الخطوط الأمامية.

بعد قولي هذا ، يأتي مع بعض الميزات المفيدة للغاية ومن بينها خيار إرسال رسائل البريد الإلكتروني مباشرة إلى الفريق بأكمله دفعة واحدة. دعونا نرى بعض ميزات البريد الإلكتروني الخاصة به.

ما هو حصري حول ميزة البريد الإلكتروني في Microsoft Teams

كما تمت مناقشته سابقًا ، لا يساعدك تطبيق Teams فقط على مشاركة المستندات والمناقشات المهمة فيما بينها المجموعات أو الأفراد ، كما يسمح لك بإرسال رسائل بريد إلكتروني تحتوي على ملفات ومرفقات أخرى أثناء Teams محادثة. على الرغم من أن اتصالات الفريق عبر الإنترنت قد قطعت شوطًا طويلاً مع الميزات المتقدمة الأخرى ، إلا أن البريد الإلكتروني لا يزال مهمًا كما كان في السابق. ومن ثم ، تأكدت Microsoft من أنها تحافظ على تسهيلات إرسال البريد الإلكتروني للفرق بينما يمكنهم استخدام الميزات الأخرى جنبًا إلى جنب.

في الواقع ، تعمل Microsoft على تسهيل نقل المحادثات من البريد الإلكتروني إلى Teams.

لهذا الغرض ، قدمت شركة التكنولوجيا العملاقة الميزة الجديدة التي تتيح لمستخدمي Windows إرسال بريد إلكتروني لقناة الفريق بأكملها دفعة واحدة. بالإضافة إلى ذلك ، فإنه يدعم أيضًا رفع العلامات وتنسيق النصوص وإضافة المرفقات التي تتطلبها الأعمال.

ومع ذلك ، قبل أن تتمكن من إرسال بريد إلكتروني إلى قناة في Teams ، يجب تمكين هذه الميزة المميزة في التطبيق. دعونا نرى كيف:

كيفية تشغيل تكامل البريد الإلكتروني في Microsoft Teams

سيساعدك تمكين هذه الميزة في إرسال رسائل بريد إلكتروني باستخدام عنوان البريد الإلكتروني إلى قناة معينة في تطبيق Teams. وأفضل ما في الأمر أنه يمكنك استخدام هذه الميزة لإرسال بريد إلكتروني إلى أي قناة تابعة لفريق معين يمتلكها. فيما يلي كيفية تمكين ميزة تكامل البريد الإلكتروني في تطبيق Teams:

*ملحوظة - هذا للمستخدمين الذين لديهم حق الوصول إلى مركز إدارة Microsoft Teams.

الخطوة 1: قم بتشغيل ملف مركز إدارة Microsoft Teams.

الخطوة 2: انتقل إلى النقاط المربعة (قائمة) في الجانب الأيسر العلوي من الجزء.

الخطوه 3: الآن ، من القائمة ، حدد إعدادات على مستوى المؤسسة.

الخطوة الرابعة: بعد ذلك ، انتقل إلى الجانب الأيمن من النافذة ، ثم قم بالتمرير لأسفل وتحت ملف تكامل البريد الإلكتروني قسم تمكين الخيار - اسمح للمستخدمين بإرسال رسائل بريد إلكتروني إلى عنوان بريد إلكتروني للقناة.

بمجرد الانتهاء ، يمكنك الآن إرسال رسائل بريد إلكتروني إلى القنوات الموجودة في تطبيق Teams.

كيفية إرسال رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالقناة في Microsoft Teams

الآن بعد أن تعرفت على هذه الميزة الرائعة التي كانت مخفية حتى الآن ، اتبع الإرشادات أدناه لتتمكن من إرسال رسائل بريد إلكتروني إلى القنوات في تطبيق Teams الخاص بك:

الخطوة 1: في ال فرق التطبيق ، انتقل إلى القناة المحددة التي تريد إرسال البريد الإلكتروني إليها.

الخطوة 2: الآن ، على الجانب الأيسر من الشاشة ، أسفل فرقك القسم ، انقر فوق النقاط الأفقية الثلاث (…) بجوار عام واختر احصل على عنوان بريد إلكتروني.

يمكنك الآن إرسال بريدك الإلكتروني إلى القناة.

*ملحوظة - بدلاً من ذلك ، يمكنك أيضًا اتباع الإرشادات أدناه لإرسال بريد إلكتروني إلى قناة معينة:

الخطوة 1: إطلاق الخاص بك فرق التطبيق وحدد قناة الفريق التي ترغب في مشاركة بريدك الإلكتروني معها.

*ملحوظة - يتم تعيين معرف البريد الإلكتروني الخاص بكل قناة ، لذا انقر بزر الماوس الأيمن فوق القناة المطلوبة وانسخ عنوان البريد الإلكتروني الذي تراه.

الخطوة 2: بعد ذلك ، افتح مايكروسوفت أوتلوك ويمكنك الآن إما الانتقال إلى رسالة سابقة كتبتها بالفعل وحفظتها في مسودة ، أو ببساطة كتابة رسالة جديدة.

الآن ، انتقل إلى "ل"والصق البريد الإلكتروني الذي نسخته فيه الخطوة 1. بمجرد الانتهاء ، اضغط على زر الإرسال تمامًا كما تفعل مع البريد الإلكتروني العادي في أي تطبيق بريد إلكتروني آخر.

*ملحوظة -  يتم تحميل المرفقات الموجودة في البريد الإلكتروني وحفظها تلقائيًا في مجلد يسمى رسائل البريد الإلكتروني في ال الملفات التبويب. إذا لم يكن المجلد موجودًا بشكل افتراضي ، فإن ملف فرق التطبيق يقوم بإنشائه لحفظ رسائل البريد الإلكتروني والمرفقات.

يمكن فتح هذه الملفات وتحريرها في ملف فرق التطبيق أو في أي تطبيقات سطح مكتب أخرى أو نقطة مشاركة، إلخ. كما يسمح لك بإضافة البيانات الوصفية إلى هذه الملفات ومزامنتها والمزيد. ومع ذلك ، بمجرد أن تبدأ في تحرير هذه الملفات ، تصبح نسخًا جديدة من المرفقات الفعلية ، وبالتالي ، لا تتم إضافة أي تغييرات يتم إجراؤها في هذه الملفات إلى المرفقات الأصلية في البريد الإلكتروني. لذلك ، ستكون هذه نسخ منفصلة تمامًا.

هذه هي الطريقة التي يمكنك من خلالها إرسال قناة بالبريد الإلكتروني مباشرة على فرق التطبيق ، بدلاً من إرسال بريد إلكتروني يدويًا إلى كل عضو في الفريق على حدة. بهذه الطريقة ، يمكنك تقليل احتمالية حدوث أخطاء والتأكد أيضًا من تضمين كل فرد من الفريق المحدد للقناة في البريد الإلكتروني وعدم استبعاد أي شخص.

ما يفعله Outlook هنا هو أنه يحفظ عناوين البريد الإلكتروني افتراضيًا مع تلك التي تواصلت معها. هذا تمامًا عندما تبدأ في كتابة عنوان بريد إلكتروني في حقل "إلى" في رسالة بريد إلكتروني عادية وتبدأ في ملء الاقتراحات تلقائيًا. هذا يعني أن التطبيق يتذكر تلقائيًا جميع عناوين البريد الإلكتروني على أنها ابن بينما ترسل بريدًا إلكترونيًا إلى قناة للراحة في المستقبل.

لذلك ، في المستقبل ، عندما تريد إرسال بريد إلكتروني إلى نفس القناة ، يمكنك الاختيار من البريد الإلكتروني المحفوظ العناوين في الحقل "إلى" وينبثق تلقائيًا وهذه هي الطريقة التي تجعل Microsoft الحياة أسهل عليها أنت.

كيفية فتح رسائل البريد الإلكتروني في قناة Microsoft Teams

بعد إرسال البريد الإلكتروني إلى القناة المحددة للفريق في تطبيق Microsoft Teams ، يكون لدى الأشخاص الذين يتلقون البريد الإلكتروني طرقًا متعددة لفتح البريد الإلكتروني وعرضه.

• يمكنهم فتح البريد الإلكتروني وقراءته مباشرةً في تطبيق Teams. بهذه الطريقة ، لا يتعين على المستلمين فتح تطبيق منفصل لعرض البريد الإلكتروني أو تنزيله ، مما يجعل التجربة الإجمالية سهلة وسلسة للغاية.
• مستلمو القناة لديهم خيار تنزيل البريد الإلكتروني الفعلي وحتى فتحه في تطبيق بريد Outlook وقراءته.
• بدلاً من ذلك ، يمكن للفريق الذي يتلقى البريد الإلكتروني النقر أيضًا لفتح المرفق وتنزيله ثم عرضه.

لن يساعدك هذا فقط في إرسال رسائل بريد إلكتروني إلى قناة معينة في تطبيق Teams بسهولة ، ولكنه أيضًا يسهل الأمور على المستلمين في القناة.

كيفية تقييد المشاركات على القناة باستخدام البريد الإلكتروني

إذا كنت مسؤول الفريق ، فيمكنك التحكم في من يمكنه النشر إلى Microsoft Team باستخدام عنوان البريد الإلكتروني هذا (عنوان البريد الإلكتروني للقناة). إليك كيفية تقييد المشاركات على القناة باستخدام البريد الإلكتروني:

الخطوة 1: افتح ال فرق مايكروسوفت app ثم انتقل إلى القناة التي تريد التحكم فيها.

الخطوة 2: بعد ذلك ، في الجانب الأيسر من الجزء ، انقر فوق النقاط الأفقية الثلاث (…) ثم انقر فوق إعدادات متقدمة.

الخطوه 3: الآن ، تحت احصل على عنوان بريد إلكتروني قسم ، حدد الخيار - يمكن لأي شخص إرسال رسائل البريد الإلكتروني إلى هذا العنوان.

سيساعدك هذا في التحكم في من يمكنه النشر في القناة باستخدام عنوان البريد الإلكتروني هذا.

الرد على البريد الإلكتروني للقناة

بمجرد استلام البريد الإلكتروني في القناة في تطبيق Teams ، يمكن لأعضاء الفريق الآن إجراء محادثة بخصوص ذلك ، وتوصيل أي الملفات ذات الصلة بالبريد الإلكتروني ، أو وضع علامة على زملاء العمل أو القنوات الأخرى لتضمينهم في المناقشة ، ومشاركة المستندات ، والميمات ، وصور GIF والمزيد أكثر.

ومع ذلك ، إذا قمت بالرد على المنشور ، فسيظل داخل Teams ولن يتم إرساله كرد على البريد الإلكتروني الأصلي. لذلك ، إذا حاولت الرد على البريد الإلكتروني الأصلي ، فسيعرض Teams تذكيرًا يقول ، "هذه المحادثة ليست متصلة بأي حال من الأحوال بخيط البريد الإلكتروني المرتبط بهذا البريد الإلكتروني.”